Автоматизация бухгалтерии: как 1С программисты могут помочь вашему бизнесу экономить время и деньги

Зачем автоматизировать бухгалтерию

Обычно компании обращаются за внедрением информационных систем, чтобы упорядочить получение данных о движении денег: быстро и безошибочно заполнять документы — накладные и платежки, получать регулярную аналитику из структурированной информации в виде таблиц, графиков и диаграмм, формировать разнообразные регистры — книги учёта, ведомости.

Ещё одна задача, которую решают с помощью автоматизации, — снижение объёма бумажного документооборота:

● организация быстрого обмена информацией между бухгалтерами и структурными подразделениями компании;
● настройка цифрового формата взаимодействия с госструктурами;
● оперативное реагирование на изменения законодательства.

Другой частый запрос — улучшение существующих процессов в компании:

● снижение влияния человеческого фактора;
● повышение оперативности бухучёта;
● оптимизация рабочего графика бухгалтерии и размера штата бухгалтерской службы.

Автоматизация имеет и ряд важных преимуществ.

Во-первых, автоматизация экономит время, освобождая сотрудников от рутины и позволяя им сконцентрироваться на более важных задачах.

Во-вторых, она повышает точность учёта, минимизируя вероятность ошибок и исключая случайные опечатки.

В-третьих, автоматизация предоставляет много инструментов для анализа данных, что даёт компаниям возможность лучше понимать свои финансы и принимать обоснованные решения.

Кроме того, автоматизация упрощает аудит и внутренний контроль, обеспечивая быстрый доступ к информации о финансах компании и упрощая проверку.

И, наконец, автоматизация помогает экономить деньги в долгосрочной перспективе, сокращая расходы на оплату труда, уменьшая количество ошибок и затраты на бумажную работу.

Что 1С автоматизирует?

В бухгалтерии можно автоматизировать многое.

● Ведение бухгалтерского учёта. Одной из основных задач бухгалтерии является учёт финансовых операций. Современные программы для бухгалтерии предлагают возможности автоматизации этого процесса, позволяя записывать и отслеживать все транзакции в режиме реального времени.

● Обработка счетов. Автоматизированные системы могут сканировать и распознавать данные с поступающих счетов, что позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на ручной ввод информации.

● Расчёт заработной платы. Программы для бухгалтерии могут автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников на основе заданных параметров, включая ставки, налоги, отпускные и прочие выплаты.

● Управление налогами. Системы автоматизации бухгалтерии могут автоматически рассчитывать суммы налоговых обязательств и генерировать соответствующие декларации для отправки в налоговую службу.

● Финансовая отчётность. Программы для бухгалтерии могут автоматически генерировать различные финансовые отчёты, такие как баланс, отчёт о прибылях и убытках, денежный поток и т. д.

● Управление инвентаризацией. Автоматизированные системы позволяют вести учёт товаров и материалов на складах, автоматически обновляя данные о наличии и движении запасов.

● Контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Программы для бухгалтерии могут автоматически контролировать задолженность перед поставщиками и должниками, отправлять уведомления о просроченных платежах и формировать отчёты о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности.

● Управление бюджетом. Автоматизированные системы позволяют контролировать исполнение бюджета, автоматически анализировать расходы и доходы и предоставлять рекомендации по оптимизации расходов.

● Автоматизация коммуникации с клиентами и контрагентами. Системы электронного документооборота позволяют автоматизировать процессы обмена документами с клиентами и контрагентами, упрощая взаимодействие и сокращая время, затрачиваемое на выполнение административных процедур.

Это лишь некоторые примеры того, что можно автоматизировать в бухгалтерии. В целом, автоматизация позволяет существенно увеличить производительность и точность работы бухгалтерского отдела, освобождая время для принятия стратегических решений.

Роль 1С программистов в автоматизации бухгалтерии

Хотя автоматизацией бухгалтерии обычно занимается целая команда специалистов из разных областей, ключевую роль в этом процессе занимают 1С программисты.

Эти специалисты не только обладают глубокими знаниями о функциональности 1С:Предприятия, но и понимают специфику бухгалтерских процессов, что позволяет им создавать эффективные и удобные инструменты для учёта и анализа финансовой деятельности организации.

Одна из важнейших задач программистов 1С — адаптация ПО под конкретные потребности предприятия.

Каждая компания имеет свои особенности в учёте, налогообложении и отчётности, и качественная автоматизация бухгалтерии должна учитывать все эти нюансы.

Именно программисты 1С отвечают за то, чтобы учесть все эти особенности — разрабатывают и настраивают конфигурации системы учёта таким образом, чтобы они максимально соответствовали требованиям заказчика и обеспечивали эффективную работу бухгалтерского отдела.

Кроме того, программисты 1С отвечают за интеграцию учётной системы с другими программными продуктами, используемыми в компании. Например, это может быть интеграция с системой управления складом для автоматического учёта движения товаров, с системой управления персоналом для расчёта заработной платы и налогов, с банковскими сервисами для автоматической выгрузки выписок и многими другими.

Важной частью работы программистов 1С является также создание отчётов и аналитических инструментов для руководства компании.

На основе данных бухгалтерского учёта они разрабатывают разнообразные отчёты, позволяющие оценивать финансовое состояние предприятия, анализировать эффективность работы отделов, прогнозировать потоки денежных средств и многое другое. Грамотно спроектированные отчёты помогают руководству принимать обоснованные решения и оптимизировать бизнес-процессы.

Кроме того, программисты 1С отвечают за поддержку и сопровождение учётной системы.

Они следят за её стабильной работой, устраняют возникающие ошибки, вносят изменения в конфигурацию в соответствии с изменениями в законодательстве или внутренними потребностями компании. Это включает в себя как реактивные меры (устранение неполадок), так и проактивные действия (внедрение новых функций, оптимизация процессов).

Программисты 1С также играют важную роль в обучении и поддержке пользователей.

Они разрабатывают методические материалы, проводят обучающие семинары и консультируют сотрудников бухгалтерии по вопросам использования учётной системы. Это позволяет максимально эффективно использовать возможности программного обеспечения и повышать квалификацию персонала.

В целом, роль программистов 1С в автоматизации бухгалтерии заключается в создании и поддержке функционально полноценных, надёжных и удобных в использовании инструментов для учёта и анализа финансовой деятельности компании. Их компетенции включают в себя не только технические навыки в разработке на платформе 1С, но и глубокое понимание бухгалтерских процессов и требований бизнеса, что делает их ценными специалистами в области автоматизации бухгалтерии.

Истории успеха

Наши 1С программисты часто работают с автоматизацией бухгалтерских операций. Иногда требуется полная автоматизация бухгалтерии, иногда конкретные доработки.

Среди таких проектов — реализации алгоритма формирования уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов в электронной форме в конфигурации 1С:ЗУП.

В конце 2022 года изменилось законодательство и у компании-заказчика возникла необходимость сдавать новый регламентированный отчет «Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, сборов, страховых взносов». В результате доработки конфигурации 1С:ЗУП был автоматизирован процесс сдачи нового регламентированного отчета.

Созданный механизм позволил:

● сгруппировать необходимые данные в новый отчет в требуемом формате;
● выгружать его в виде файла для обмена, принимаемого различными сервисами для своевременной сдачи налоговой отчетности;
● иметь возможность пользователям вносить правки в любое из полей документа уже после его автоматического заполнения данными.

Такая автоматизация позволила оперативно адаптироваться к изменениям законодательства и избежать ошибок, обусловленных человеческим фактором.

Ещё один распространённый запрос — автоматизация процесса начисления премий и бонусов от планирования до оценки результатов.

В одной из компаний, которая обратилась к нам, этот процесс выполнялся вручную, несмотря на штат 5000 человек.

Для указания бонусов использовался периодический регистр сведений.

Чтобы добавить новую запись о бонусах, пользователь в карточке сотрудника вручную запускал регистр сведений и создавал запись. Для указания значения премии использовалось «Дополнительное сведение сотрудника» с типом «дополнительное значение», значения выбирались из заданного списка. Список значений задавался в самом «Дополнительном сведении». Чтобы указать значение премии у сотрудника, пользователь, в карточке сотрудника по кнопке «Дополнительные сведения», открывал список всех дополнительных сведений, затем в определённой строке выбирал нужное значение.

Результатом доработки стала автоматизация процесса заведения бонусов и премий у сотрудников. Теперь ответственному достаточно внести и отслеживать изменения по бонусам и премиям для должностей, для сотрудников бонусы и премии стали указываться автоматически.

Краткие итоги

В заключении можно подчеркнуть важность и необходимость роли 1С программистов в автоматизации бухгалтерии. Они не только обеспечивают создание и настройку программных продуктов на базе 1С, но и являются ключевыми исполнителями задач по оптимизации и улучшению бухгалтерских процессов. Их компетентность и профессионализм направлены на повышение эффективности работы отдела бухгалтерии, минимизацию рисков и ошибок, а также обеспечение оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.