Первоначальная настройка «1С: Управление торговлей»

Первый запуск «1С: Управление торговлей 11»

При первом запуске система инициирует процесс стартового внесения данных. Перед пользователем выйдет окно «Начальное заполнение 1С». Этот этап включает загрузку необходимых справочников и базовых настроек, обеспечивающих корректную работу программы.

После завершения начального заполнения рекомендуется выполнить следующие действия по настройке 1С:УТ:

Интернет-поддержка и сервисы. Система предложит ввести учетные данные для доступа к сервисам 1С. Рекомендуется не пропускать этот шаг, чтобы обеспечить своевременное получение обновлений и доступ к дополнительным возможностям учетной программы.

Создание пользователя с правами администратора. Этот шаг необходим для управления настройками и обеспечения безопасности данных. Пользователь с правами администратора сможет контролировать доступ к конфигурации и выполнять необходимые изменения в системе.

Настройка параметров предприятия. В разделе «НСИ и администрирование» следует ввести основные сведения об организации, такие как название, юридический адрес, ИНН, КПП и другие реквизиты. Это обеспечит корректное отображение информации в документах и отчетах.

Настройка разделов «1С: Управление торговлей 11»

Конфигурация учетной программы состоит из нескольких пунктов, каждый из которых отвечает за определенные бизнес-процессы. Тщательная подготовка начальных настроек и базовых функций позволяет адаптировать систему под специфические потребности предприятия. Рекомендуется активировать только те разделы, которые будут применяться в дальнейшем, чтобы предотвратить перегрузку и повысить производительность.

В системе «1С: Управление торговлей» можно настроить следующие разделы:

Предприятие. Для этого переходим: «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Предприятие». Если ваша компания включает несколько юридических лиц (например, ИП на ЕНВД и ООО на УСН), поставьте галочку в поле «Несколько организаций». Это позволит вести отдельный учет для каждого предприятия. Остальные параметры в этом разделе используются реже, поэтому их можно оставить без изменений.

Номенклатура. В разделе «НСИ и Администрирование» переходим к пункту «Настройка НСИ и разделов» и далее выбираем строку «Номенклатура». Здесь важно проверить следующие параметры:

1. «Множество видов номенклатуры». Оставляем галочку активной. Это потребуется для аналитики, особенно если ваш ассортимент включает брендированные товары. В этом поле также можно указать торговую марку или поставщика.
2. «Упаковки номенклатуры». Обратите внимание на этот раздел, если вы планируете работать с адресным хранением на складе. Эта функция полезна, когда товар продается в разных фасовках. При этом будьте осторожны: при ручном формировании заказов возможны ошибки, например, вместо одной штуки могут отгрузить один ящик.
3. «Характеристики номенклатуры». Если ваш ассортимент включает товары, которые различаются по габаритам, весу или другим параметрам, активируйте эту галочку.

CRM и маркетинг. Рекомендуем обратить внимание, что базовая система CRM в 1С:УТ имеет ограниченный функционал, однако ее можно настроить для решения основных задач. Переходим в разделы «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «CRM и маркетинг». Далее нужно настроить параметры:

1. «Независимо вести партнеров и контрагентов». Эта опция полезна, если один клиент работает с вами через разные юридические лица. Например, плательщик может быть из Новосибирска, а получатель — из Нижнего Новгорода.
2. «Несколько видов цен». Эту галочку стоит активировать. Минимальный набор параметров включает «Опт», «Розницу» и «Закупку».
3. «Ценовые группы». Если ваш ассортимент делится на категории с разными правилами формирования стоимости, включите эту опцию.
4. «Ручные скидки в продажах». Эта функция позволяет устанавливать сниженные цены для покупателей на некоторые группы продукции.
5. «Автоматические скидки в продажах». Удобный инструмент для предоставления особых условий постоянным клиентам. Например, можно настроить скидку 5% для вип-клиентов.

Продажи. Настройки этого раздела 1С: УТ 11 позволяют определить использование счетов на оплату, договоров с контрагентами и другие операции. Переходим в «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Продажи». Нас будут интересовать следующие пункты:

1. «Использование соглашений с клиентами». Рекомендуется выбрать «Только индивидуальные соглашения». В этом документе будут указаны условия продажи по умолчанию.
2. «Договоры с клиентами». Активируйте эту галочку, если вам нужно вести учет договоров через 1С в бумажном виде.
3. «Заказы клиентов». Если вы работаете с предзаказами, включите эту опцию. Далее выберите «Заказ как счет», чтобы клиент мог оформить покупку через интернет-магазин, а вы — выставить счет на оплату.
4. «Розничная торговля». Если у вас есть офлайн-магазины, активируйте эту галочку. При этом рабочее место кассира может быть подключено к другой программе, к примеру Frontol.
5. «Дополнительная колонка печатных форм». Если артикулы не используются, выберите «Код». Для отображения и артикула, и кода потребуется внешняя печатная форма, отмечаем это в системе.
6. «Скидки в печатных формах». Если регулярное снижение цен — важная часть вашей стратегии лояльности, включите эту опцию.
7. «Товарно-транспортные накладные». Активируйте, если вашим клиентам требуются такие документы.

Закупки. Этот раздел отвечает за управление заказами, поступлениями товаров и услуг, а также возвратами. Настройка 1С:УТ позволяет установить учет договоров и другие параметры. Переходим в «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Закупки». Ставим галочку напротив пункта «Соглашения с поставщиками». Эта опция позволяет автоматически фиксировать цены в документах. Остальные пункты, как правило, остаются выключенными.

Склад. Включает учет складских запасов, а также управление перемещениями, инвентаризацией и доставкой товаров. Настроить «1С: Управление торговлей» необходимо, чтобы добавить использование нескольких складов, ордерной схемы учета и адресного хранения. Переходим в «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Склад»:

1. «Несколько складов». Активируйте, если учет ведется по двум или более складским помещениям. Например, если у вас магазин и склад находятся в одном здании, а отгрузка товаров производится и там, и там, то в программе можно их объединить.
2. «Перемещение товаров». Включите, если у вас несколько складов и между ними предусмотрена логистика.
3. «Ордерные склады». Этот раздел расширяет функции складского учета, добавляя возможность адресного хранения.

Казначейство и взаиморасчеты. Отвечает за управление финансами, расчетами с клиентами и планированием платежей. Настроить 1С:УТ 11 необходимо, чтобы установить использование заявок на расходование определенных сумм, учет договоров и другие параметры. Переходим в «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Казначейство и взаиморасчеты». Здесь нас будет интересовать пункт «Оплата платежными картами». Активируйте его, если вы принимаете оплату через эквайринг. При этом терминал может быть не подключен к 1С.

Финансовый результат и контроллинг. Включает управление бюджетированием и контролем затрат. Настройки позволяют определить использование статей расходов и доходов, центров финансовой ответственности и других параметров. Заходим в «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Финансовый результат и контроллинг». Ставим галочку напротив пункта «Передача товаров между организациями». Эта опция потребуется, если товары поступают на одну организацию, а продаются через другую, то есть реализуется так называемый интеркомпани-учет.

Настройка предприятия в 1С:УТ 11

Для корректной работы системы необходимо выстроить структуру предприятия. Если ваша компания использует одну организацию, один банковский счет, одну кассу, одну валюту и один склад, то перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «НСИ» ― «Сведения о предприятии». Если же у вас несколько фирм, счетов и так далее, эти сведения вносятся в соответствующих подразделах.

Общие настройки «1С: Управление торговлей»

Организации. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «НСИ» ― «Организации». Нажмите «Создать» и выберите тип предприятия: «Индивидуальный предприниматель» или «Юридическое лицо». Добавьте свои реквизиты: наименование, ИНН, адрес, телефон. На вкладке «Учетная политика» пропишите соответствующую информацию. В карточке организации можно также указать логотип и факсимиле для печатных форм. В верхней части этого раздела доступны переходы к настройкам банковских счетов и касс организации, при необходимости вы можете их создать.

Склады и магазины. Перейдите в соответствующий раздел через меню «НСИ и Администрирование». Нажмите «Создать» и выберите «Оптовый склад» или «Розничный магазин». Если ваша компания занимается оптово-розничной торговлей, выберите первый вариант. Обратите внимание на галочку «Контролировать обеспечение». Она позволяет либо разрешить, либо запретить списание товара в минус. Если вы координируете торговые операции в нескольких компаниях, создайте отдельный склад для каждой из них.

Общие настройки программы. Перейдите в этот раздел через меню «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «Общие настройки». Здесь можно заполнить «Заголовок программы», что особенно удобно, если вы работаете с несколькими базами 1С и часто переключаетесь между ними. Если стандартных реквизитов недостаточно, активируйте опцию «Дополнительные реквизиты и сведения».

Работа с файлами. Эта функция требуется не всегда. Если в базе данных будет храниться большое количество внешних файлов, например изображений, перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «Настройки работы с файлами». Активируйте галочку «Хранить в томах на диске». Далее укажите путь к нужной папке через ссылку «Тома хранения файлов».

Внешние отчеты и обработки. Обратите внимание на этот раздел, если вы планируете использовать такой функционал. Для этого перейдите: «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «Печатные формы, отчеты и обработки». Активируйте галочку «Дополнительные отчеты и обработки» и добавьте необходимые внешние компоненты.

Настройка пользователей 1С

Настройка прав доступа. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «Настройка пользователей и прав». Здесь можно активировать галочку «Дата запрета изменения», чтобы ограничить возможность редактирования данных постфактум.

Настройка групп пользователей. В одноименном разделе по умолчанию уже создана категория «Администраторы». Вы можете добавить новые группы, например «Продавцы» или «Комплектовщики». Каждый пользователь может иметь доступ к нескольким разделам. Права доступа определяются объектом «Профили групп пользователей». В системе уже есть готовые шаблоны, но вы можете создавать собственные. Обратите внимание, что в базовой версии 1С возможности настроек ограничены, поэтому все пользователи будут иметь права администратора.

Настройка пользователей. Перейдите в одноименный раздел, чтобы добавить новых сотрудников. Назначьте их в соответствующие группы доступа и установите пароли для входа в систему.

Настройка номенклатуры в «1С: Управление торговлей»

Ценовые группы и виды цен

Создание ценовых групп. Критерии деления товаров по определенным категориям могут быть различными: ликвидность/неликвидность, сезонность и другие. Перейдите в раздел «CRM и маркетинг» ― «Настройка и справочники» ― «Ценовые группы». Нажмите «Создать», введите «Наименование» группы и сохраните изменения, нажав «Записать и закрыть».

Настройка видов цен. По умолчанию в системе уже создан раздел «Прайс-лист». Чтобы настроить дополнительные виды цен в 1С:УТ, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «CRM и маркетинг» ― «Настройка и справочники». Найдите пункт «Виды цен».
2. Откройте существующий документ двойным щелчком мышки.
3. В правом верхнем углу нажмите «Еще» и выберите «Разрешить редактирование реквизитов».
4. Заполните реквизиты:
   • «Наименование» ― укажите, например, «Закупочная»;
   • «Идентификатор для формул» ― введите «Закупочная»;
   • «Цена включает НДС» ― снимите галочку, если НДС не учитывается;
   • «При продаже клиентам» ― снимите галочку;
   • «При вводе на основании документов поставки» ― поставьте галочку.
5. Нажмите «Использовать полные возможности».
6. Укажите «Способ задания цены», выберите «Произвольный запрос к данным ИБ».
7. В поле «Схема компоновки данных» выберите «Цены поступления».
8. Сохраните изменения, нажав «Записать и закрыть».

Добавление розничной и оптовой цен:

1. Создайте новый вид цены, нажав «Создать».
2. Активируйте «Использовать полные возможности».
3. Заполните реквизиты:
   • «Наименование» ― укажите «Розничная»;
   • «Идентификатор для формул» ― введите «Розничная»;
   • «Цена включает НДС» ― поставьте галочку, если НДС учитывается;
   • «При продаже клиентам» ― поставьте галочку;
   • «Способ задания цены» ― выберите «Наценка на другой вид цен»;
   • «Базовый вид цены» ― выберите «Закупочная»;
   • «Наценка» ― укажите необходимый процент.
4. Перейдите на вкладку «Уточнение по ценовым группам» и добавьте созданные ранее ценовые группы, указав для каждой свою наценку.
5. Аналогичным образом создайте «Оптовую цену».

Как настроить номенклатуру в 1С:УТ?

Добавление видов номенклатуры. Если этот пункт отсутствует в меню, выполните следующие действия:

1. Нажмите в правом верхнем углу и выберите «Настройка навигации».
2. В открывшемся окне найдите «Виды номенклатуры» в левом списке и перенесите его в правый список с помощью стрелочки.
3. Нажмите «ОК».

Теперь перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Номенклатура» ― «Виды номенклатуры»:

1. Нажмите «Создать» и заполните «Наименование», например, «Товар».
2. Перейдите на вкладку «Значения по умолчанию» и укажите «Ставка НДС» и «Единица хранения». Эти сведения будут по умолчанию подставляться при формировании новых карточек номенклатуры.

Создание тестовой карточки номенклатуры:

1. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «НСИ» ― «Номенклатура».
2. Нажмите в правом верхнем углу и выберите «Навигация по иерархии».
3. Создайте группу номенклатуры, нажав на соответствующую кнопку, и введите «Наименование», например «Группа ТЕСТ». Сохраните изменения.
4. Создайте карточку товара, нажав «Создать». Введите «Наименование», например «Товар ТЕСТ». Сохраните изменения.
5. После этого откроется полная карточка номенклатуры, где можно заполнить оставшиеся реквизиты.
6. Если поля закрыты для внесения изменений, нажмите «Еще» и выберите «Разрешить редактирование реквизитов».

Как настроить ценники в 1С:УТ?

1. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Продажи» ― «Розничные продажи» ― «Шаблоны этикеток и ценников».
2. Нажмите «Создать».
3. В открывшемся окне укажите:
   • «Назначение» ― выберите «Ценник для товаров»;
   • «Наименование» ― введите, например, «Наш ценник».
4. Нажмите «Сохранить».
5. Откройте созданный шаблон и нажмите «Параметры страницы».
6. Установите все поля и колонтитулы на 0, выберите «По ширине страницы» и укажите принтер.
7. Нажмите «ОК» и отредактируйте макет ценника при необходимости.

Настройка контрагентов в 1С

Добавление клиента

Создание карточки клиента:

1. Перейдите в раздел «Продажи» ― «Клиенты». По умолчанию здесь уже созданы два партнера: «Розничный покупатель» и «Неизвестный партнер».
2. Нажимаем «Создать», чтобы добавить сведения о новом покупателе.
3. Заполните обязательные поля:
   • «Публичное наименование» ― укажите название организации клиента;
   • «Телефон» или «E-mail» ― введите контактные данные.
4. Нажмите «Далее». Программа автоматически проверит наличие дубликатов. Если найден похожий партнер, система предложит выбрать его. Вы также можете продолжить создание нового клиента.
5. При необходимости укажите «Фактический адрес партнера» и нажмите «Далее», а затем «Создать».

Заполнение карточки клиента:

• «Контактные лица» ― добавьте контактные данные ответственных лиц;
• «Контрагенты» ― укажите юридические сведения, если это необходимо;
• «Соглашения с клиентом» ― настройте условия сотрудничества.

Создание соглашения с клиентом:

1. Перейдите по одноименной гиперссылке и нажмите «Создать».
2. Заполните «Наименование» соглашения.
3. На вкладке «Условия продаж» выберите «Вид цен». Эти данные будут автоматически подставляться в ваших документах.
4. На вкладке «Скидки (наценки) по этому соглашению» настройте автоматическое снижение цен для клиента. Для того чтобы добавить эти сведения, нужно перейти по ссылке «Настроить скидки (наценки)», расположенной внизу страницы.
5. Сохраните соглашение, нажав «Записать и закрыть».

Добавление поставщика

Создание карточки поставщика:

1. Перейдите в раздел «Закупки» ― «Поставщики». По умолчанию здесь уже создан «Неизвестный партнер».
2. Чтобы добавить нового поставщика, нажмите «Создать».
3. Заполните обязательные поля:
   • «Публичное наименование» ― укажите название поставщика;
   • «Телефон» или «E-mail» ― введите контактные данные.
4. Нажмите «Далее». Программа проверит наличие дубликатов. Если найден похожий партнер, система предложит выбрать его или продолжить регистрацию нового поставщика.
5. При необходимости укажите «Фактический адрес партнера» и нажмите «Далее», а затем «Создать».

Заполнение карточки поставщика:

• «Контактные лица» ― добавьте контактные данные ответственных лиц;
• «Контрагенты» ― укажите юридические сведения, если это необходимо;
• «Соглашения с поставщиком» ― настройте условия сотрудничества.

Создание соглашения с поставщиком:

1. Перейдите по одноименной гиперссылке и нажмите «Создать».
2. Заполните «Наименование» соглашения.
3. На вкладке «Условия закупок» создайте или выберите «Вид цен». Эти данные будут автоматически подставляться в документах закупки. Как правило, это требуется для фиксации цен поставщика.
4. Активируйте галочку «Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию)».
5. Сохраните соглашение, нажав «Записать и закрыть».

Настройка торгового оборудования в 1С

В версии 1С:УТ 11 эта процедура стала существенно проще, поэтому рассмотрим этот процесс подробнее.

Настройка РМК (рабочего места кассира):

1. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «РМК и оборудование». Предполагается, что на рабочем месте кассира применяется кассовый аппарат с поддержкой 1С.
2. Поставьте галочку рядом со строкой «Использовать подключаемое оборудование».
3. Для дальнейшей настройки перейдите по ссылке «Подключаемое оборудование».

Настройка сканера штрихкода

Подключение:

1. Убедитесь, что сканер штрихкода подключен через USB и настроен на эмуляцию клавиатуры. Большинство современных приборов работают в этом режиме.
2. Проведите проверку: откройте текстовый редактор и наведите сканер на штрихкод. Если цифры кода появляются в редакторе, устройство работает корректно.

Настройка в 1С:

1. В разделе «Подключаемое оборудование» убедитесь, что выбран радиобаттон «Сканеры штрихкода».
2. Нажмите «Создать». В открывшемся окне выберите «Драйвер оборудования» — «1С:Сканеры штрихкода (NativeApi)».
3. Сохраните настройки, нажав «Записать и закрыть».
4. Нажмите кнопку «Настроить...».
5. В новом окне нажмите «Установить драйвер».
6. После завершения установки выберите порт «Клавиатура».
7. Сохраните внесенные изменения.

Настройка онлайн-кассы (на примере АТОЛ)

Прежде всего необходимо скачать и установить драйверы для кассы АТОЛ с официального сайта.

Настройка в 1С:

1. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» ― «НСИ» ― «Кассы ККМ».
2. Нажмите «Создать», выберите организацию и заполните графу «Наименование».
3. Нажмите «Записать и закрыть».
4. Вернитесь в раздел «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «РМК и оборудование» ― «Подключаемое оборудование».
5. Выберите радиобаттон «ККТ с передачей данных» и нажмите «Создать».
6. В открывшемся окне укажите «Драйвер оборудования» — «АТОЛ:ККТ с передачей данных в ОФД (54-ФЗ) 10.Х».
7. Заполните сведения об организации и сохраните настройки.
8. Нажмите кнопку «Настроить...» и установите драйвер.
9. После завершения установки выберите COM-порт и скорость подключения (эти данные можно найти в диспетчере устройств).

Настройка терминала сбора данных (ТСД) Wi-Fi (на примере АТОЛ Smart.Droid)

Установка программного обеспечения:

1. Скачайте и распакуйте на ТСД приложение MobileSMARTS.v3.Retail.apk (можно найти на сайте Cleverence).
2. Далее установите на ПК с 1С программу Retail15.exe.

Настройка в 1С:

1. Проследуйте по пути: «НСИ и Администрирование» ― «Администрирование» ― «Печатные формы, отчеты и обработки» ― «Дополнительные отчеты и обработки».
2. Зарегистрируйте обработку обмена.
3. На ТСД подключитесь к Wi-Fi, запустите приложение и выполните поиск сервера. Подключитесь к нему и начните работу.

Настройка принтера этикеток (на примере Zebra)

Скачайте и установите драйверы для принтера с официального сайта.

Настройка в 1С:

1. Проследуйте по пути: «НСИ и Администрирование» ― «Настройка НСИ и разделов» ― «Продажи» ― «Розничные продажи» ― «Шаблоны этикеток и ценников».
2. Нажмите «Создать».
3. В открывшемся окне выберите:
• «Размер ленты» ― 30х20;
• «Назначение» ― этикетка для товаров;
• «Наименование» ― 30х20.
4. Нажмите «Сохранить».
5. Откройте шаблон и нажмите «Параметры страницы». Установите все поля и колонтитулы на 0, выберите «По ширине страницы» и укажите принтер.
6. Нажмите «ОК». При необходимости отредактируйте макет этикетки.
7. Сохраните изменения: «Записать и закрыть».

Проверяем настройку 1С

После завершения всех манипуляций закройте программу и снова войдите в нее под учетной записью «Администратор». Для проверки работоспособности системы рекомендуется выполнить следующий сценарий:

1. Поступление товаров:
   • перейдите в раздел «Закупки» ― «Документы Закупки (все)»;
   • нажмите «Создать» и выберите «Приобретение товаров и услуг» ― «Закупка у поставщика»;
   • заполните документ: укажите поставщика, номенклатуру и количество товаров;
   • проведите документ.
2. Расходный кассовый ордер:
   • на основании созданного поступления товаров выведите «Расходный кассовый ордер»;
   • укажите частичную оплату закупки;
   • проведите документ.
3. Установка цен номенклатуры:
   • на основании поступления товаров создайте документ «Установка цен номенклатуры»;
   • укажите стоимость для поступившей продукции;
   • проведите документ.
4. Реализация товаров:
   • перейдите в раздел «Продажи» ― «Документы продажи (все)»;
   • нажмите «Создать» и выберите «Реализация товаров и услуг»;
   • заполните документ, указав данные клиента, номенклатуру и количество продукции;
   • проведите документ.
5. Приходный кассовый ордер:
   • на основании реализации товаров создайте «Приходный кассовый ордер»;
   • укажите частичную оплату от заказчика;
   • проведите документ.
6. Закрытие месяца:
   • перейдите в раздел «Финансовый результат и контроллинг» ― «Закрытие месяца»;
   • нажмите «Выполнить операции».
7. Проверка отчетов.

Отчет по прибыли:

• перейдите в раздел «Продажи» ― «Отчеты по продажам» ― «Валовая прибыль предприятия»;
• проверьте, что прибыль рассчитывается корректно.

Отчет по взаиморасчетам:

• перейдите в раздел «Продажи» ― «Отчеты по продажам» ― «Ведомость расчетов с клиентами»;
• убедитесь, что взаиморасчеты отображаются правильно.