«1С:Документооборот»: оптимизация ЭДО в работе с контрагентами 

Ситуация

К нам обратилась компания, являющаяся одним из лидеров российского логистического рынка. Деятельность компании заключается в предоставлении полного комплекса услуг по управлению цепочкой поставок от складирования до таможенного оформления. Соответственно, ей приходится иметь дело с огромным количеством контрагентов.

Заказчик работает в конфигурации «1С:Документооборот КОРП 2.1», для управленческого учета использует SAP. Точкой создания контрагентов является «1С:Документооборот», где они проверяются службой безопасности. После проверки службой безопасности, подписанные договорные документы с контрагентами выгружаются в SAP.

В рамках работы с контрагентами компания-заказчик столкнулась со следующими трудностями:

-> При регистрации контрагентов в программе случались ошибки, связанные с человеческим фактором. А именно: пользователи могли некорректно завести данные контрагента. Указывали неправильные реквизиты или не всегда заполняли обязательные реквизиты для выгрузки в SAP. Случалось, что создавали дубли контрагентов.

-> Создание контрагентов было возможно двумя способами:

- через стандартный механизм «1С:Документооборот»;
- через обработку для отправки контрагента на проверку.

При этом, в обоих случаях оставалась возможность создавать документы с контрагентами, не одобренными службой безопасности. Поэтому существовал риск заключения договора с неблагонадежным клиентом.

-> При загрузке данных по договорным документам с контрагентами в системе SAP существует обязательный для заполнения перечень реквизитов. Из-за некорректного или неполного заполнения реквизитов контрагента загрузка договорных документов с контрагентами очень часто происходила с ошибками.

-> Для выгрузки договорного документа с контрагентом в SAP требуется ручная проверка наличия его скан-копии (даже если этот документ был подписан электронно, а в карточке есть вложенный файл, подписанный через ЭДО). Эта проверка значительно замедляет процесс отправки в SAP.

Указав вышеизложенные трудности, возникающие в работе с контрагентами, заказчик обратился к нам для проведения анализа и доработки существующих механизмов.

После проведенного анализа ситуации, было определена задача:
создать оптимизированный механизм контроля на этапе регистрации контрагентов, их проверке, а также выгрузке договорных документов с контрагентами во внешнюю систему.

Детали создания механизма контроля на разных этапах работы с контрагентами

В ходе работы нами была предложена и реализована следующая функциональность:

Устранение ошибок при регистрации контрагентов в системе «1С:Документооборот»

-> Настроен перечень обязательных для заполнения реквизитов для каждого вида контрагента.

-> Оставлен только один способ создания контрагента – через типовой механизм «1С:Документооборот».

Дополнительно для всех пользователей введен запрет на создание контрагентов не через сервис «1С:Контрагент» по юрлицам и ИП. Исключение сделано для пользователей, имеющих специальные полномочия. Поэтому у большинства пользователей активна только кнопка «Заполнить по ИНН» и ряд реквизитов, которые требуется заполнить вручную. Реквизиты, которые заполняются через сервис «1С:Контрагент» (ИНН, КПП, ОГРН(ИП), Наименование, Полное наименование, Юридический адрес) недоступны для редактирования рядовым пользователям.

Изменение этих реквизитов возможно только пользователем, имеющим дополнительно определенные полномочия, или через специально созданный вид документа «Изменение контрагента», в котором можно изменить юридический адрес, наименование, полное наименование и КПП.

При регистрации этого вида документа, изменения транслируются в карточку контрагента в «1С:Документооборот» и выгружаются в SAP.

-> Изменен механизм проверки дублей контрагентов.

По требованию заказчика была оставлена проверка контрагента исключительно по ИНН. Кроме того, было полностью запрещено создание дублирующего контрагента (при попытке создания дубля контрагента у пользователей, не имеющих дополнительно определенных полномочий, имеется только возможность перехода в карточку уже существующего контрагента).

Ограничение возможности создания документов с контрагентами, неодобренными службой безопасности

-> Отправка на проверку контрагента в службу безопасности была реализована из самой карточки контрагента. При отправке проверялись дополнительные реквизиты подписанта и контактного лица контрагента, без заполнения этих реквизитов блокировалась отправка на проверку.

-> Было принято решение разделять работу с контрагентом по его виду взаимоотношений с контрагентом (клиент/поставщик/субподрядчик). Для каждого из вида взаимоотношений по контрагенту требуется проходить отдельную проверку.

В карточку контрагента был выведен результат проверки службой безопасности. Если проверка имела положительный результат, тогда контрагент становился доступен для создания документов по данному типу взаимоотношений.

Были доработаны виды документов. В каждом виде внутреннего документа указано, к какому виду взаимоотношений он относится. При попытке пользователя выбрать документ с неверным видом, документ не записывается, а выдается предупреждение о расхождениях в видах взаимоотношений документа и контрагента.

Реализована проверка на повторное рассмотрение службой безопасности контрагентов. Отправка возможна только по другому виду взаимоотношений организации и контрагента (например: был клиентом, стал поставщиком).

Проведенные работы для корректной выгрузки договорного документа и контрагента в SAP

-> Доработан функционал проверки обязательных для заполнения реквизитов, настроен мэппинг.

-> Разработан функционал автоматической выгрузки договорного документа и контрагента в SAP после завершения процесса обработки документа (завершения последней задачи на юридический отдел по проверке скан-копии документа). При этом, если договорный документ был подписан через ЭДО, тогда задача на юридический отдел по проверке наличия скан-копии подписанного документа автоматически закрывается по правилам эскалации, когда в «1С:Документооборот» будет загружен файл, подписанный через ЭДО обеими сторонами договорного документа.