Автоматизация начисления премий и бонусов сотрудников в 1С:ЗУП

Заказчик

Международная логистическая компания, один из лидеров российского логистического рынка. Компания предоставляет полный комплекс услуг по управлению цепочкой поставок, таких как складирование, перевозки всеми видами транспорта, упаковка и расфасовка, таможенное оформление. Штат сотрудников 5000 человек.

Ситуация

В информационной базе заказчика бонусы и некоторые премии указывались для каждого сотрудника вручную.

Для указания бонусов использовался периодический регистр сведений. Чтобы добавить новую запись о бонусах пользователь в карточке сотрудника вручную запускал регистр сведений и создавал запись. Для указания значения премии использовалось “Дополнительное сведение сотрудника” с типом “дополнительно значение”, значения выбирались из заданного списка. Список значений задавался в самом “Дополнительном сведении”.

Чтобы указать значение премии у сотрудника, пользователь, в карточке сотрудника по кнопке “Дополнительные сведения”, открывал список всех дополнительных сведений, затем в определенной строке выбирал нужное значение.

*описываемые значения не относятся к расчету заработной платы средствами конфигурации 1С:ЗУП, а используются при интеграции с внешней управленческой системой

Задачи

Заказчик обратился к нам за помощью в организации хранения бонусов и премий для разных должностей. Также требовалось автоматизировать процесс заведения бонусов и премий, учитывая ситуации при смене должности сотрудников и декретные отпуска.

Решение

Сперва мы проанализировали и описали текущие процессы по использованию, указанию и редактированию бонусов и коммерческих премий, а также описали структуру хранения данных. Обнаружили, что бонусы и премии указывались для каждого сотрудника в разных местах (в регистре сведений или в дополнительном сведении), поэтому изменили структуру регистра сведений с бонусами таким образом, что все данные по сотруднику стали храниться в одном месте.

Затем доработали периодический регистр сведений, который хранил данные с бонусами и премиями для должностей. Теперь при записи в этом регистре для всех сотрудников на дату на должности из записи производится проверка, и если есть отличия новых бонусов и премии от текущих, то создается новая запись для сотрудника. Для удобства доступ к регистру сведений был реализован из элемента справочника “Должности” с помощью гиперссылки.

Также при проведении кадровых документов (“Прием на работу”/”Прием на работу списком”, “Кадровый перевод” /”Кадровый перевод списком”) сейчас выполняется аналогичная проверка текущих значений новыми, и при расхождениях создается запись для сотрудника.

Было важно учесть, что данные из исходного регистра и из дополнительного сведения использовались для определенных расчетов и при формировании отчетов, потребовался дополнительный анализ и доработка каждого из мест использования.

В процессе работы появились дополнительные требования: функционал должен был работать только для сотрудников на основном месте работы и только для заданных организаций. В результате, условие для вида занятости сотрудника мы прописали в коде, а для организаций гибко настроили через добавленное дополнительное сведение с типом значения “Булево”.

Хранение перечня бонусов и премий мы реализовали с помощью справочников, чтобы в будущем пользователи имели возможность добавить новые типы бонусов и премий.

После внесения всех доработок завершающим этапом было заполнение доработанного регистра и перенос значений премий из дополнительного сведения в регистр по сотрудникам:

- Доработанный регистр пользователи заполняли вручную, с целью проведения аудита текущих значений у сотрудников. На время заполнения по всем организациям через “дополнительное сведение” было отключено автоматическое создание записей по сотрудникам.

- Значения премий также были перенесены вручную, т.к. сотрудников с заданными премиями небольшое количество.