Разработка конструктора печатных форм в 1С:ЗУП

Ситуация

В организации действует большая кадровая служба, сотрудники которой ежедневно оформляют множество кадровых документов и соглашений.

Сотрудники оформлены в различные юридические лица, у разных юридических лиц аналогичные формы могут отличаться. Также необходимо вносить изменения в текст печатных форм при изменениях в трудовом законодательстве или внутреннем распорядке.

С количеством сотрудников в 2000 и с количеством юридических лиц порядка 40 обращаться к разработчику для внесения каждого изменения было бы затратным по времени и финансам.

Задачи

Заказчик обратился с просьбой автоматизировать процесс формирования печатных форм, создать универсальный инструмент по их настройке без участия разработчика и при минимальных затратах.

Решение

Сначала мы проанализировали имеющиеся решения для печати форм по шаблону. Наиболее подходящая обработка имела свои нюансы и недостатки:

- Печать только из документов “Прием на работу”, “Прием на работу списком”, “Кадровый перевод”, “Кадровый перевод списком”, “Перемещение в другое подразделение”, “Договор ГПХ”

- Недостаточный список параметров

Также часть данных, требуемая для вывода в печатные формы, не хранилась в 1С, например, основания действия руководителей организаций, даты утверждения локальных нормативных актов и должностных инструкций и пр.

Затем мы доработали существующую обработку и реализовали:

- расширение перечня объектов, из которых возможна печать форм: добавление в список кадровых документов, а также справочника “Сотрудники”

- настройку макетов печати силами наших специалистов для первого пула печатных форм
- доработку хранения реквизитов для печати, т.е. данных, хранение которых не предусмотрено в базе 1С:ЗУП

После тестирования результата заказчик выявил дополнительные требования о том, что текст в формах может разниться в зависимости от различных факторов, что также потребовалось учесть в обработке.

Для решения мы использовали области печати, которые могли быть взаимозаменяемые внутри одного макета, чтобы текст некоторых форм мог отличаться в зависимости от данных печати. Например, для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей отличается текст преамбулы для большинства договоров, т.к. в ИП не используется ответственное лицо, а договор заключается непосредственно с самим ИП.

Таким образом, мы реализовали все требования по печати первого блока форм с учетом вариаций текста, оформили инструкции для пользователей.

Что сделали

1. Доработали необходимые объекты (справочник и регистры сведений), а также роли для доступа к объектам для хранения необходимых данных (даты утверждения должностных инструкций, даты утверждения локальных нормативных актов, основания действия руководителей организаций и пр.)

2. Создали обработку “Конструктор печатных форм”, которая позволяет гибко настраивать печатную форму, выводить в шаблоны Word параметры из заданного списка параметров

3. Оформили текстовые и видео инструкции по использованию обработки, а также по настройке макетов печатных форм

4. Провели обучение пользователей