Ускорение операций с системой электронных ПТС

Заказчик

Логистическая компания

Задача

До создания СЭП лизинговые компании работали с бумажными паспортами. Автодилер передавал транспорт лизингодателю, а он отдавал транспорт лизингополучателю. После окончания договора лизингодатель передавал собственнику паспорт.

С переходом на ЭПТС сам процесс не изменился, но теперь у лизинговых компаний появилась возможность автоматизировать рутинные операции. Например, не передавать бумажный паспорт лично собственнику, а отправить документ через сайт СЭП, чтобы автовладелец удаленно принял право собственности.

Заказчик обратился в Neti за настройкой интеграции 1С и СЭП. Раньше сотрудникам приходилось дублировать информацию. По каждой сделке они заводили договора лизинга и данные транспортных средств в 1С, а затем шли на сайт СЭП и повторяли то же самое. Иногда было наоборот: информация хранилась в СЭП и ее нужно было скопировать в 1С. При этом сайт долго грузился и подтормаживал — все это замедляло ежедневные операции и растягивало сроки обработки сделок. Задача была в том, чтобы пользователи могли работать с СЭП через 1С и не заходить на сайт.

Решение

Заказчик работает на доработанной 1С:Бухгалтерия КОРП 3.0. Компания заранее перешла на управляемые формы и обновила версию БСП, где есть типовой справочник, нужные сертификаты и компонента для шифрования XML.

Мы изучили, как пользователи работают в личном кабинете на сайте СЭП и как через XML-файлы происходит обмен данными с порталом. Техническая сторона интеграции свелась к двум действиям:

1. Научить 1С получать XML и разбирать его на значения.

2. Отправлять свой XML с правильными тегами и значениями.

Мы ориентировались на инструкцию СЭП и примеры файлов XSD и XML, которые дал заказчик. Опираясь на них, собирали проверочные XML и настраивали обмены.

Ошибки СЭП

В ходе проекта возникали технические трудности. Например, в СЭП отправляется большой запрос на 50 тегов, а в ответ возвращается ошибка о неверном формате параметра. Система не дает комментариев: какой параметр, какой тег, какая ошибка — вместо этого выводится сообщение без подробностей.

Такие ошибки обмена приходилось расшифровывать своими силами.

Опытным путем мы выяснили, что такие ошибки бывают, если, например, не передать пробег транспортного средства — это обязательное поле.

Иногда разобраться самостоятельно не получалось и приходилось обращаться в техподдержку. Например, файл корректный, структура правильная, «КриптоПро» подтверждает целостность XML, электронная подпись соответствует, технически все корректно, но — опять ошибка. Техподдержка спустя сутки отвечает: «Транспортное средство уже в лизинге». Но автоматически узнать об этом нельзя: на момент подготовки кейса в СЭП нет запроса об актуальном статусе транспорта. Отсюда и ошибки.

Случались и другие неожиданности. Например, СЭП что-то обновили и тестовая среда перестала работать. В таких случаях тоже приходилось писать в поддержку и приостанавливать работу, пока специалисты СЭП не починят площадку.

Прием транспорта в собственность

Когда дилер передает транспортное средство лизинговой компании, на почту приходит электронное письмо от СЭП. В нем говорится: вам пришел транспорт, вы можете взять его в собственность, вот код подтверждения операции. Получив такое письмо, сотрудник должен его обработать.

Как было раньше

Пользователь заходил на портал СЭП в личный кабинет. Искал заявление, по которому пришло письмо, открывал форму подтверждения и вводил код. После этого транспорт переходил в собственность компании.

Как стало

Мы добавили в 1С парсер писем СЭП. Если в письме есть номер заявления, часть номера ПТС, VIN транспортного средства и код подтверждения, все это сохраняется в регистрах.

Заявления, полученные из СЭП, теперь хранятся в 1С

Теперь в 1С отображаются все данные: какое заявление получено, от кого, что за транспортное средство, пробег, стоимость. С помощью кода из письма заявление подтверждается, и транспорт переходит в собственность лизинговой компании.

Все это происходят внутри 1С, сотрудникам больше не нужно посещать сайт СЭП.

Передача транспорта в лизинг

Когда транспортное средство перешло в собственность, лизинговая компания может отдать его лизингополучателю. Для этого сотрудники заводят в 1С договоры и сопутствующие документы, присваивают им номера и даты.

Как было раньше

После того как документы созданы в 1С, сотрудники должны были скопировать их в СЭП. Они заходили на сайт и вручную переносили данные из 1С: наименование документа, номер и его дату.

Как стало

Мы упростили цепочку. К документам, заведенным в 1С, добавили функционал отправки запроса в СЭП. Теперь СЭП получает заявления и отправляет на почту код подтверждения. 1С его парсит и отправляет обратно подтвержденное заявление. В СЭП меняется статус: транспортное средство переходит в лизинг.

С помощью этого механизма сотрудники минимизировали рутинную работу.

Вкладки в 1С соответствуют операциям, которые пользователи выполняют каждый день: от приемки транспорта в собственность компании до его передачи автовладельцу

Получение выписки из ЭПТС

Еще одна частая операция — получение PDF-выписки из базы данных СЭП.

Как было раньше

Сотрудники заходили на портал, авторизовывались и запрашивали сведения об автомобиле. Из-за медленной скорости сайта поиск и загрузка одной выписки занимали около 10 минут.

Как стало

Сотрудникам больше не нужно заходить на портал и делать поиск по базе. Теперь они отправляют запрос из 1С и всего через минуту получают PDF-выписку.

Выписки из ЭПТС хранятся в 1С в виде PDF-файлов

Одна минута — минимально возможное время этой операции. Когда 1С отправляет запрос, СЭП в ответ дает номер очереди. Через минуту 1С спрашивает, готов ли результат, и СЭП его отправляет. Если посылать запросы чаще, чем раз в минуту, система их блокирует.

Таким образом время получения выписок сократилось с 10 до 2–3 минут.

Прекращение лизинга

Договоры лизинга прекращают действовать по нескольким причинам. Например, клиент выплатил долг по графику или досрочно, или транспортное средство попало в аварию и теперь подлежит выбытию.

В каждом из этих случаев нужно отправлять заявление в систему ЭПТС.

Как было раньше

Сотрудники заходили в личный кабинет и вручную формировали заявления, как по другим операциям. Параллельно в 1С создавались документы на выбытие транспортных средств.

Как стало

К документам на выбытие в 1С мы добавили отправку запроса в СЭП. Теперь прекращение лизинга происходит внутри 1С с минимальным количеством кликов и сотрудники не тратят время на работу с порталом.

Также происходит и передача транспорта в собственность лизингополучателю. 1С автоматически отправляет заявления в СЭП и сотрудникам больше не нужно заходить в личный кабинет сайта.

Персональные уведомления сотрудникам

За каждым автомобилем в компании закреплен ответственный сотрудник. Он следит за транспортом на протяжении всей сделки: оформление в собственность, передача в лизинг, погашение договора, отправка ЭПТС клиенту. Когда в базе данных меняется информация о транспортном средстве, СЭП отправляет письмо и сотрудник подтверждает новый статус.

Как было раньше

Письмо СЭП приходило на общую почту, зарегистрированную в личном кабинете портала. Ответственные сотрудники проверяли один электронный ящик и искали заявления на подопечные автомобили. После этого они шли на сайт СЭП и проводили соответствующие операции.

Как стало

Мы настроили персональные уведомления для ответственных сотрудников. В письмах СЭП указываются данные паспортов автомобилей. Когда 1С парсит эти данные, она находит по ним ответственного и отправляет ему письмо. Благодаря этому сотрудник узнает, что его транспортное средство поменяло статус, например, ушло в лизинг или передано в собственность. После этого он подтверждает полученные заявления в 1С. Информация сразу отправляется в базу данных, и пользователю больше не нужно заходить в личный кабинет СЭП.

Полученные заявления сортируются по ответственным лицам, за которыми закреплены свои автомобили

Кроме того, мы добавили в 1С возможность делегировать полномочия. Когда сотрудник уходит в отпуск или на больничный, заявления по его транспортным средствам могут получать и обрабатывать коллеги.