Автоматизация работы с электронными документами в 1С:УТ

  • Разработка набора инструментов для автоматического создания и подписания электронных документов на основании объектов учета

  • Заказчик: компания, которая оказывает услуги и продает товары в нефтяной сфере

  • Сфера бизнеса: торговля, консалтинг

  • Конфигурация: 1С:Управление торговлей 11.5

Ситуация

Компания, которая оказывает услуги и продает товары в нефтяной сфере, обратилась к нам с целью оптимизировать работу своих сотрудников с помощью доработки программы «1С Управление торговлей 11.5».

В процессе формирования задач было выявлено следующее:

1. Сотрудники заказчика ежедневно вручную формируют несколько сотен документов (счета-фактуры выданные), часть из них загружаются автоматически в формате обмена.

2. Компания - заказчик имеет несколько подразделений, в которых назначены ответственные лица, подписывающие документы электронной подписью, поэтому сотрудникам заказчика приходится ежедневно вручную создавать и подписывать электронные документы, а в связи с большим объемом объектов учета, эти действия занимают длительное время.

Были определены задачи, которые требовалось выполнить:

- Автоматизировать процесс создания электронных документов при записи объектов учета;
- Автоматизировать процесс подписания созданных электронных документов;
- Разработать инструмент для управления настройками функциональности;
- Разработать список для просмотра состояния создания и подписания электронных документов;
- Автоматизировать обработку ошибок при создании и подписании документов и отобразить состояние проверки в списке;
- При разработке предусмотреть возможность добавления других объектов учета в будущем.

Реализация мероприятий

Для работы с электронным документооборотом заказчик использует «1С ЭДО» внутри конфигурации «Управление торговлей».

В первую очередь был проведен анализ состава библиотеки электронных документов и других модулей, используемых при подписании документов пользователями.

По итогам анализа определено:

- создание и подписание документов возможно на сервере, для этого можно использовать интерфейс библиотек БСП и БЭД;
- для использования серверной подписи, необходимо установить пароль контейнера в программе крипто провайдера.

После составления и согласования краткого технического задания мы приступили к выполнению задачи. Сначала была разработана «Очередь подписания». Это регистр сведений, в котором по подписке регистрируются объекты учета для дальнейшей обработки.
При регистрации в очереди каждая запись получает первоначальный статус «В обработке».
Далее с определенной периодичностью регламентное задание выполняет обработку очереди и пытается создать и подписать электронный документ. В случае неуспешной обработки записям в очереди присваивается определенный статус, указывающий на ошибку обработки, а также подробное описание ошибки (чаще всего это ошибки заполнения объектов учета). В случае успешного подписания присваивается статус «Документ подписан».

Для удобства просмотра очереди пользователями мы добавили цветовую индикацию записей, при двойном клике на ошибку в отдельном окне открывается её описание.

Так выглядит очередь для администратора

После исправления ошибок пользователями регламентное задание попытается выполнить обработку повторно, пока не исчерпает все попытки или не выполнит обработку успешно.
Количество попыток регулируется настройками. По истечению определенного времени неуспешные документы удаляются из очереди. Это тоже определяется настройками функциональности.

В формах учетных документов мы добавили декорацию со статусом обработки электронного документа. При клике на эту декорацию можно просмотреть подробную информацию о подписании, а также обнулить количество попыток, если они все исчерпаны, что вернет документ к повторной обработке в очереди

Таким образом, каждый пользователь, работающий с учетными документами, может из одного окна исправить ошибки и вернуть документ к обработке, без вмешательства администратора.

Для того, чтобы узнать какой именно сертификат подписи использовать при подписании того или иного объекта учета, мы создали регистр с настройками, в котором по организации, подразделению и типу объекта учета определен необходимый сертификат

Сертификат подписи – это ссылка на справочник «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования», который уже входил в состав конфигурации, а тип объекта учета – это справочник «Идентификаторы объектов метаданных» из состава БСП.

Все доработки мы разместили в расширении, никак не дорабатывая основную конфигурацию. Для удобства просмотра состава функциональности была добавлена отдельная подсистема. Для различных процедур, например таких, как добавление декорации на форму и прочего, мы создали удобный программный интерфейс

Для удобства управления функциональностью создана форма, в которой можно указать общие настройки обработки документов, дополнительный отбор объектов учета или отключить функциональность полностью. Кроме того, в этой форме можно просмотреть список очереди и настройки выбора сертификатов

После нескольких дней успешного тестирования функциональности в рабочем контуре, заказчик попросил нас добавить еще один тип объекта учета для обработки в очереди.
Так как мы изначально учитывали это требование, то выполнили задание в кратчайшие сроки, расширив тип данных поля с объектом учета в регистре очереди, а также дописали отдельную процедуру регистрации для нового объекта.

Результаты проведенной работы:

1. Создана функциональность, позволяющая при записи определенных документов в базе, автоматически создавать на их основании электронные документы и сразу же подписывать автоматически выбранным сертификатом нужной подписи.

2. Созданы инструменты для просмотра состояния создания и подписания электронных документов, а также для управления различными настройками функциональности.

3. Модули и программный интерфейс функциональности разработаны таким образом, чтобы можно было легко добавить новый объект учета к обработке.

4. Для хранения сертификатов подписей, выбора типов электронных документов и их дальнейшей отправки использовались уже имеющиеся в конфигурации объекты и библиотеки.

5. Была автоматизирована работа сразу нескольких сотрудников, что избавило их от выполнения монотонной и рутинной работы, занимавшей длительное время.

А заказчик остался доволен ещё и тем, что работы были выполнены с опережением запланированного срока и с меньшим бюджетом. 

Поделиться:

Telegram
VK
WhatsApp

Оцените статью

5

5

Читайте также:

В данной статье рассмотрим тему, которая посвящена настройке обработки документов в системе «1С:Документооборот» 3.0, расскажем как установить условия маршрутизации и проверки решенных задач, а также разберем работу со схемами и правила коммуникации

В этой статье мы коснемся актуальной темы автоматизации бухгалтерского учета. Расскажем вам о том, как с помощью продуктов 1С можно упростить жизнь бухгалтерии. Также выясним почему самой популярной бухгалтерской программой в России является «1C:Бухгалтерия 8», разобрав ее основные особенности

В этой статье мы рассмотрим для чего необходимо вести оперативный учет на предприятии, в чем его важность и как можно автоматизировать организацию оперативного учета на предприятии с помощью продуктов 1С

Некогда разбираться самостоятельно?

Напишите нам и наши эксперты ответят вам