Интеграция программного приложения Клеверенс с системой 1С:ERP

Клеверенс - это программное обеспечение по автоматизации товарного учета в компаниях любого масштаба. Приложения на базе данной платформы используют штрих-коды и коды маркировки для организации учета товаров, который переносится в существующие учетные системы.

Описание ситуации

К нам обратился холдинг, имеющий производство в Китае и розничные торговые сети более чем в 100 городах России.
Для учета товаров сотрудники фабрик, входящих в состав холдинга, пользовались самописным Android-приложением.
С помощью терминала сбора данных товар сканировался и информация о нем передавалась в 1С, а потом на производстве печатались этикетки.

При этом, Android-приложение не проверяло информацию о статусе и владельце кодов. Также возникали ситуации, когда по вине работников-кладовщиков не соблюдалась предписанная вложенность упаковки. При отгрузке продукции встречалась пересортица: в программе 1С числились одни коды маркировки, а в магазине при распаковке груза оказывалось, что у товара другие коды маркировки.

Поэтому заказчиком было принято решение внедрить сканирование продукции на ранних этапах производства – перед первой упаковкой, чтобы снизить количество допускаемых ошибок. А также иметь возможность контролировать полученные на фабриках коды и отгружаемые партии товаров, сравнив полученную продукцию с отправленной.

Для этого заказчик приобрел программное приложение от компании Клеверенс — «Склад 15 с Кировкой» для установки на мобильные устройства и терминалы сбора данных со встроенными сканерами штрих-кода, разработанное специально для маркировки продукции и автоматизации операций по товарному учету маркированной продукции на складах (обычных и с адресным хранением).

Задача от заказчика

1. Доработать и интегрировать программное приложение «Склад 15 с Кировкой» с системой 1С:ERP.
2. Разработать процессы приемки и отгрузки продукции на фабриках в Китае.
3. Настроить проверку кодов маркировки по статусам.

Для решения этих задач были привлечены специалисты Neti, чтобы координировать работы по внедрению нового приложения и готовить технические задания, выступая связующим звеном между разработчиками Клеверенс и программистами 1С:ERP, которые дорабатывали систему.

К новому приложению были предъявлены обязательные требования:

1. приложение должно считывать коды маркировки:
● на только что произведенных товарах, которые фасовщики укладывают в коробки,
● на упаковках-коробах, отгружаемых с производства;

2. при каждом сканировании должна происходить проверка статуса и владельца:
● не был ли код ранее перевезен за границу и введен в оборот,
● принадлежит ли код организации, на которую оформлен документ отгрузки;

3. вся информация должна отражаться в программе 1С:ERP.

Реализация проекта

На начальном этапе специалисты Neti:

● собрали и проанализировали информацию о бизнес-процессах компании;
● составили описания и разработали блок-схемы текущей работы;
● определили, какие доработки нужны для интеграции и обмена данных с новым приложением;
● подготовили технические задания исполнителям.

После согласования технических заданий:

● осуществлялся контроль проводимых работ;
● поддерживалось взаимодействие по рабочим процессам со специалистами из Клеверенс;
● проводилось тестирование промежуточных результатов и их демонстрация сотрудникам заказчика;
● собиралась обратная связь от пользователей программы, а также формулировались и доводились до специалиста компании Клеверенс пожелания и замечания заказчика.

Разработка проводилась по двум процессам: приемке и отгрузке продукции на фабриках.

Приемка — это первое сканирование на производстве, когда сошедший с конвейера товар упаковывают в коробку.

Отгрузка — это второе сканирование, когда пришедший с фабрики груз с продукцией одного артикула, разного размера или объема загружают в контейнер для перевозки в Россию.

Также внедрялся контроль статусов при сканировании. Если будет считан код маркировки, который еще не зарегистрирован в Государственной информационной системе мониторинга товаров в России (ГИС МТ) или уже выведен из оборота, то приложение сообщит, что код невалидный. Такую коробку пользователь должен отложить или передать менеджерам, чтобы получить новый код.

Сложности, возникшие при реализации проекта

При реализации проекта возникали непредсказуемые ситуации, которые приходилось учитывать нашим специалистам, чтобы вносить необходимые корректировки в свою работу.

Двойные согласования

В компании заказчика имеются два отдела логистики — внешний и внутренний. Отдел внешней логистики отвечает за движение продукции по Китаю: от фабрик до российской таможни. Отдел внутренней логистики занимается распределением продукции внутри России: от таможни до магазинов.

У каждого отдела свой функционал в ERP-системе. Так как доработки программы затрагивали работу двух отделов, из-за этого увеличивались сроки согласования технических заданий и приемки задач.

Переобучение китайских пользователей

Непосредственные пользователи терминалов сбора данных (ТСД): кладовщики и другие сотрудники — говорят только на китайском языке. Поэтому сложность состояла в том, чтобы научить фабрики работать с новым приложением.

Чтобы минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора, наши специалисты готовили инструкции, а отдел внешней логистики компании-заказчика переводил их на китайский язык и доносил до пользователей.

Сотрудники складов с трудом принимали новые условия. Кроме знакомства с новым приложением, им предстояло сканировать товары перед упаковкой в коробки. Это осложняло работу и занимало больше времени.

Учитывая то, что каждая фабрика — отдельный подрядчик заказчика, со всеми нужно было договориться и переобучить пользователей.

Слабый интернет на фабриках

Большинство китайских производств заказчика находится на фабриках, которые расположены в местах, где интернет или слабый, или совсем отсутствует. Каналов проводной связи с интернетом в помещениях нет, а без интернета работать невозможно. При каждом сканировании приложение обращается к базе 1С:ERP, где хранится информация по кодам маркировки. Сотрудникам приходится с телефона с помощью функции Wi-Fi раздавать интернет, чтобы подключить терминалы сбора данных для работы.

Поэтому на некоторых фабриках нет возможности внедрить полноценный контроль кодов маркировки по статусам. Для этого случая был установлен следующий порядок работы.

Кладовщики считывают коды маркировки и отправляют их в ERP-систему, не получая ответы от базы. После этого менеджер логистики с помощью внешнего отчета проверяет считанные коды в 1С:ERP и сообщает на фабрику о результатах отгрузки, чтобы можно было отпустить машину для дальнейшей транспортировки продукции.

Покупка и перепрошивка ТСД

Коронавирусные ограничения также внесли в проект свои коррективы. До закрытия границ заказчик планировал отправить терминалы сбора данных с новым приложением из Москвы в Китай. Когда начался локдаун, стало понятно, что доставка займет больше времени, чем ожидалось. На фабриках работали по 1–2 терминала, но этого было мало. Каждое дополнительное сканирование увеличивало время отгрузки товаров, и без новых ТСД обойтись было нельзя.

В связи с тем, что границы были закрыты, пришлось искать новые терминалы сбора данных на китайском рынке. Когда похожее устройство нашлось, представители заказчика занимались переговорами о покупке новых партий ТСД, а специалисты Neti перепрошивали первые китайские устройства на русский язык и устанавливали программу «Склад 15 с Кировкой».

В связи с тем, что эти процедуры заняли дополнительное время, время реализации проекта увеличилось, а заказчик понес непредвиденные расходы.

Приостановка работ над частью проекта

В то время, как специалисты нашей компании Neti составляли техзадания и вносили доработки в базу ERP для внедрения процессов приемки и отгрузки, руководство заказчика приняло неожиданное решение.

Нас попросили приостановить разработку процесса приемки и внедрить только процесс отгрузки. В связи с тем, что проведение интернета на фабрики откладывалось на неопределенный срок, заказчик решил процесс приемки товаров оставить в ручном режиме с отчетами на бумаге.