Как описать бизнес-процесс и не сойти с ума
-
Заказчик:производство чая, кофе, шоколада, кондитерских изделий, переработка картофеля (чипсы)
-
Сфера бизнеса:производство, торговля
-
Описание бизнес-процессов = контроль и управление компанией Этот интересный кейс отличается своей нетривиальностью. В чем его особенность? Он не про навыки программирования. Он про описание бизнес-процессов для одного из наших заказчиков. Но обо все по порядку.
Ситуация
1) Компания занимается производством чая, кофе, шоколада, кондитерских изделий, переработкой картофеля (делают чипсы).
2) Завод и склады расположены в Московской области, центральный офис в Москве.
3) Компания ведет оперативный учет в двух программных продуктах.
4) Большинство согласовательных действий ведется в электронной почте, мессенджерах или устно.
У руководителя компании возникла трудность: от клиентов стали поступать жалобы на долгий процесс согласования договоров.
Чтобы понять причину долгого согласования договоров, решили описать и визуализировать все бизнес-процессы, связанные с продажами.
Перед нами была поставлена задача:
“Подробно описать бизнес-процессы «Продажи» и «Заключение договоров». В описании должны быть выделены исполнители (роли/отделы), ручные и автоматизированные действия пользователей, а также взаимодействия между структурами организации”.
Что было сделано:
Для реализации этого проекта мы провели развернутые интервью с сотрудниками всех отделов участвующих в процессе продажи товаров и готовой продукции, а также в процессе заключения договоров.
Описано и визуализировано более 35 схем бизнес-процессов.
От Neti к проекту было подключено 2 человека: консультант и руководитель проекта.
Со стороны заказчика участие принимали более 20 сотрудников, в числе которых были руководитель, главный бухгалтер, начальники различных отделов.
Как это выглядело в жизни
Приведем ниже чек-лист, который вы также можете применить у себя в бизнесе.
1. Провели личные встречи с руководством компании и офисными сотрудниками.
2. Вживую объехали все склады и все производства компании. В каждом из них повстречались и взяли интервью абсолютно со всех сотрудников, которые участвовали в бизнес-процессах.
3. После того, как с каждым сотрудником и руководителем было проведено интервью, всю полученную информацию свели в первичную схему.
4. По этой первичной схеме мы провели расширенное собрание сотрудников, которое длилось несколько дней. На этом собрании мы совместными усилиями выстроили полную картину всех взаимодействий. Скажем честно, было много инсайтов и откровений в том, кто за что отвечает и что за кем делает.
5. После того, как общая картина была согласована со всеми участниками бизнес-процессов, мы с каждым участником еще раз провели интервью, чтобы максимально подробно описать его действия в этих процессах.
Результат полученной картины сильно удивил руководство компании.
Но объективное понимание этой картины позволило в разы сократить временные рамки некоторых процессов, а какие-то части процесса вообще убрать, что привело к экономии не только времени, но и бюджета компании.
Итогом нашей работы стало подробное описание бизнес-процессов и наглядные аналитические диаграммы.
На основе диаграмм у руководства компании появилась возможность вникнуть в весь бизнес-процесс от заказа клиента до отгрузки. Наглядно изучить взаимодействие сотрудников компании с клиентами и разделение зон ответственности между различными отделами.
Какой вывод можно сделать из этого кейса.
Как минимум, то, что даже в преуспевающей компании, можно найти точки роста, которые позволят сократить издержки, увеличить пропускную способность и, конечно же, увеличить прибыль компании.
Поделиться:
Оцените статью
Читайте также:
