Платежный календарь: главные ошибки и советы по настройке

Что было сделано и к каким результатам привело

1. Анализ и корректировка расчетов клиентов и поставщиков

В результате некорректного перехода на механизм «онлайн-взаиморасчетов», были выполнены не все регламентные процедуры перехода.

Как следствие, после обновления в системе оказалась искажена картина взаиморасчетов с клиентами и поставщиками, пропала возможность автоматического формирования актов сверок и их рассылки контрагентам. А Эталонная база до обновления, на которую можно было бы равняться – отсутствовала. При этом, получить актуальные данные из бухгалтерии также не представлялось возможным, потому что был «сломан» обмен между УТ и БП.

Мы реализовали дополнительный функционал, имитирующий процедуру перехода на онлайн режим. При выполнении наш функционал массово выравнивал регистры взаиморасчетов, опираясь на оставшиеся в системе данные по регистрам механизма «оффлайн-взаиморасчетов»

В ходе выравнивания взаиморасчетов было выполнено перепроведение документов и закрытие месяцев.

Обработка позволила привести в соответствие более 50 % проблемных данных.

Для тех ситуаций, когда механизм «принудительного перехода» по результатам обработки данных не выполнился в нужном объеме, мы дополнительно разработали функционал сверки и выравнивания остатков на основании ранее сформированных в системе актов сверок.

В результате заказчик получил:

- максимально достоверную картину взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
- возможность использовать эти данные для формирования актов сверок и принятия управленческих решений.

*Для справки: Оффлайн-режим взаиморасчетов подразумевает, что картину расчетов можно увидеть после выполнения фонового задания по расписанию, т.е. отложенный расчет. Онлайн-режим позволяет видеть актуальные расчеты сразу же после проведения любого документа.

2. Анализ и удаление дублей

Бизнес-процессы заказчика были выстроены таким образом, что при появлении новых контрагентов, а также в случаях, когда они не были найдены в справочнике – данные вносились вручную и из других внешних систем без предварительного анализа.

В результате был выявлен огромный массив дублей партнеров и контрагентов.

Как это выглядело в жизни:

Вариант 1. На одного и того же клиента заводилось по несколько карточек. В этих карточках взаиморасчеты могли дублироваться, а могли и полностью различаться.

Вариант 2. Выявлялись карточки с одинаковыми данными, а при проверке выяснялось, что это совершенно разные люди или компании.

Вариант 3. Различные вариации первого и второго вариантов.

Как видите, “просто объединить” - не было выходом.Поэтому нами была предложена и реализована внешняя обработка с быстрым поиском и удалением дублей. Особенность этой обработки заключалась в том, что мы прописали функцию поиска по любому сочетанию реквизитов с отбором и быстрой заменой значений.

Обработка поиска дублей позволила:

- Находить дублирующиеся элементы в любом ссылочном объекте конфигурации. И делать это по любому сочетанию реквизитов или реквизитов табличных частей с использованием механизма определения дублей.
- Делать поиск дублей с учетом реквизитов табличных частей справочников и использовать произвольный запрос для их поиска.
- Находить и удалять дубли записей в регистрах сведений по любому сочетанию измерений/ресурсов/реквизитов.

Тем самым мы смогли избежать фиктивного роста справочников «Партнеры», «Контрагенты». Предотвратили беспорядок в учете с документами, оптимизировали трудовые и финансовые затраты на поддержку системы.

3. Настройка платежного календаря

Ошибки при переходе на механизм онлайн-взаиморасчетов привели к проблемам с достоверностью данных в платежном календаре. Анализ этих данных показал, что в просроченные платежи попадали оплаченные документы прошлых периодов и это не позволяло сформировать реальную картину об ожидаемых поступлениях и платежах.

Чтобы это исправить, мы реализовали обработку для закрытия неактуальных заказов по истечении 10 дней от даты создания документа. Также осуществили автоматизированный контроль заполнения графиков и форм оплат в документах. Просроченные и не актуальные платежи, не подлежащие автоматической корректировке, мы решили отнести на служебный расчетный счет с помощью вспомогательных обработок.

В конечном итоге мы получили систему управления платежами, которая выстроилась корректно. Заказчик смог эффективно анализировать и прогнозировать финансово-экономическое положение своей организации.

4. Закрытие месяца

После некорректного обновления заказчик долгое время пытался выровнять взаиморасчеты своими силами, перепроводя документы закрытых периодов вплоть до 2015 года. Как результат: процедуры закрытия месяца и расчет себестоимости перестали быть актуальными.

При выполнении регламентных операций закрытия месяца наша команда выявила большое количество ошибок.

Например:

- Некорректные остатки по финансовым регистрам взаиморасчетов.
- Отрицательные остатки товаров.
- Нераспределенные на себестоимость остатки расходов по компании.
- Отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по компании.
- Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости.
- Разные знаки у остатков по суммам и остатка по количеству в регистре себестоимости.

Что мы сделали, чтобы исправить данную проблему:

- В промежуточный период была изменена учетная политика;
- Изменены статьи расходов (не заполнена аналитика);
- Исправлены ошибки закрытия месяца путем выравнивания взаиморасчетов, остатков товаров, регистров себестоимости;
- Выполнены актуализация движений документов по данным взаиморасчетов, распределение затрат и расчет себестоимости, оформление документов распределения расходов, распределение расходов и доходов по направлениям деятельности, формирование финансового результата.
- Расчет финансового результата стал выполняться в конце отчетного месяца корректно и показывать данные о прибыльности предприятия по каждому направлению деятельности, с детализацией статей доходов и расходов.

Подведем итог

В результате всех реализованных нами работ, заказчик, наконец, смог получать объективную оценку своей финансово-хозяйственной деятельности. А финансовый директор более не переживает о ведении платежного календаря своей компании.

Что, собственно, и требовалось от наших специалистов.