Проведение анализа и построение схем бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0

  • В этой статье разберем кейс о проведении анализа и построении схем для  некоторых бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0.

  • Данная тема актуальна при планировании перевода отдельных бизнес-процессов организации на единую автоматизированную систему. Проведенный предварительный анализ и изучение рабочих процессов организации позволят создать наиболее эффективные модели вариантов автоматизации.

  • Заказчик: российская парфюмерно-косметическая сеть

  • Сфера бизнеса: ритейл

Ситуация

К нам обратилась российская парфюмерно-косметическая сеть. Организация находится в стадии перехода на единый автоматизированный вариант сбора обращений от пользователей по вопросам технической поддержки, настроек доступов, выдачи оборудования и других рабочих процессов. 

На момент обращения в организации отсутствовала консолидированная информация о функционировании данных бизнес-процессов. При этом, один и тот же бизнес-процесс мог выполняться сразу несколькими подразделениями. Чтобы оптимизировать работу своих подразделений заказчику понадобилось провести стандартизацию однотипных бизнес-процессов и построить по ним рабочие схемы для последующего перехода на единую автоматизированную систему.

Заказчиком были обозначены следующие задачи:

1. Изучить имеющуюся информацию по бизнес-процессам, которая была собрана на предыдущих этапах обследования организации сторонними подрядчиками и сотрудниками самой организации.

2. Провести интервью с владельцами бизнес-процессов в целях определения границ, этапов и исполнителей процессов, а также выявить требования и пожелания к функциональности.

3. Проанализировать полученную информацию, определить точки с избыточной цепочкой согласования.

4. Описать логику движения по бизнес-процессу и статусную модель обращений в рамках процессного подхода путем подготовки схем в нотации BPMN 2.0.

Реализация проекта

В первую очередь был проведен анализ представленной информации по бизнес-процессам, собранной на предыдущих этапах обследования организации сторонними подрядчиками и сотрудниками самой организации. 

Затем на основе имеющихся данных были проведены интервью с владельцами бизнес-процессов и ключевыми сотрудниками организации. На этом этапе мы получили сведения о варианте реализации процесса «AS IS» (как было), об отправных и контролируемых точках в рамках статусной модели обращений. Выявили пожелания и требования к варианту «TO BE» (как должно быть) и приступили к анализу данных. 

В ходе сбора требований заказчик уточнил, что схема «AS IS» в рамках задачи не требуется. Поэтому было принято решение сразу моделировать схему «TO BE», а для анализа и уточнения использовать только ее. В ходе анализа возник ряд вопросов:

- о достаточности статусов по обращению, 
- по вариантам и порядку согласования,
- по взаимосвязям между процессами в случае перехода обращения из одного вида в другой,
- по порядку действий при отказе на разных этапах жизненного цикла обращения и другие. 

Для повышения продуктивности работы со схемами и для сокращения сроков ее выполнения было принято решение: повторные интервью строить исходя из первичных моделей бизнес-процессов. Это позволило:

- упростить коммуникацию со специалистами за счет повышения наглядности и предметности обсуждения;
- дополнить схему новыми, ранее не озвученными, особенностями; 
- обсудить некоторые спорные вопросы реализации бизнес-процессов;
- обсудить варианты стандартизации однотипных процессов, использующихся в разных подразделениях организации.

Таким образом, к моменту создания финальных моделей нам удалось получить максимум информации, согласовать изменения по рабочим процессам и осуществить экспресс-проверку со стороны владельцев бизнес-процессов на предмет корректности и полноты описания.

Результаты проделанной работы

В ходе работы были решены все задачи, поставленные заказчиком, а именно:

- изучена и проанализирована информация о бизнес-процессах, полученная в рамках интервью и размещенная на внутреннем ресурсе организации в Confluence;
- смоделированы и размещены в Confluence схемы по 4 бизнес-процессам.

В результате были систематизированы и визуализированы процессы подачи обращений пользователями, что в дальнейшем позволит принять более качественное управленческое решение о варианте их автоматизации, а в долгосрочной перспективе поможет компании проще адаптировать и совершенствовать данные процессы в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Поделиться:

Telegram
VK
WhatsApp

Оцените статью

5

5

Читайте также:

Приведем примеры нескольких актуальных кейсов, характеризующих работу нашей компании Neti. С помощью наших специалистов заказчики получили необходимые инструменты для автоматизации бизнес-процессов, оптимизировали работу своих подразделений и реализовали стабильную работу ИТ-сервисов.

Эта статья о том, почему растет спрос на услуги аутсорсинга и аутстаффинга специалистов 1С на примере работы компании Neti, имеющей несомненный опыт в предоставлении данных услуг.

В данной статье мы рассмотрим принципы работы и преимущества ERP-систем на примере флагманского решения 1С для комплексной автоматизации средних и крупных предприятий разных сфер деятельности – «1С:ERP Управление предприятием 2» (1С:ERP).

Некогда разбираться самостоятельно?

Напишите нам и наши эксперты ответят вам