Упрощенный механизм управления контрагентами и договорами

Задача

Создать механизм для контроля создания контрагентов, их проверке, а также выгрузке договоров с контрагентами во внешнюю систему.

Заказчик работает в конфигурации 1С:Документооборот КОРП 2.1, для управленческого учета использует SAP. Контрагенты создаются в 1С:Документооброт, где их проверяет служба безопасности. а затем Затем подписанные договорные документы с одобренными контрагентами выгружаются в SAP.

В процессе работы Заказчик регулярно сталкивался с трудностями, а именно:

1. Пользователи некорректно заводили контрагентов: (указывали неправильные реквизиты, не заполняли обязательные реквизиты для выгрузки в SAP, создавали дубли контрагентов)

2. Создание контрагентов было возможно двумя способами: создание через стандартный механизм 1С:Документооборот и через обработку для отправки контрагента на проверку. В обоих случаях оставалась возможность создавать документы с неодобренными службой безопасности контрагентами

3. Чтобы загрузить данные по договорным документам и контрагентам в SAP необходимо заполнить обязательный перечень реквизитов. Из-за некорректного или недостаточного заполнения реквизитов контрагента загрузка договорных документов с контрагентами часто сопровождается ошибками.

Также для выгрузки контрагента и договорного документа в SAP необходима ручная проверка наличия скана договорного документа, даже если этот документ был подписан через ЭДО, что значительно замедляет процесс отправки в SAP.

В связи с возникающими и учащающимися проблемами Заказчик обратился к нам за анализом и доработкой существующих механизмов.

Решение

В ходе работы нами была предложена и реализована следующая функциональность:

1. Для устранения ошибок создания контрагентов в 1С:Документообороте

a) Для каждого из вида контрагентов был настроен перечень обязательных для заполнения реквизитов.

b) Оставлен только 1 способ создания контрагента – через типовой механизм Документооборота.

Также для всех пользователей, кроме пользователей с определенной ролью в полномочиях, было запрещено создание контрагентов по юрлицам и ИП не через сервис 1С:Контрагент. Теперь у пользователей активна только кнопка «Заполнить по ИНН» и ряд вручную заполняемых реквизитов.

Реквизиты, которые заполняются через сервис 1С:Контрагент (ИНН, КПП, ОГРН(ИП), Наименование, Полное наименование, Юридический адрес) недоступны для редактирования пользователям.

Изменение реквизитов возможно только пользователям с определенной ролью в полномочиях или через специально созданный вид документа «Изменение контрагента», в котором можно изменить юр.адрес, наименование, полное наименование и КПП. При регистрации этого вида документа, изменения транслируются в карточку контрагента в Документообороте и выгружаются в SAP

c) В соответствии с требованиями Заказчика был изменен механизм проверки дублей контрагентов. Теперь проверка осуществляется по ИНН контрагента, а создание дублей запрещено. Если пользователь без определенных прав попытается создать дубль, ему будет доступен только просмотр карточки уже существующего контрагента.

2. Для ограничения возможности создания документов с неодобренными службой безопасности контрагентами:

a) Отправка на проверку контрагента в службу безопасности была реализована из самой карточки контрагента. Теперь при отправке проверяются дополнительные реквизиты подписанта и контактного лица контрагента, без заполнения этих реквизитов блокируется отправка на проверку.

b) Было принято решение разделять работу с контрагентом по виду взаимоотношений клиент/поставщик/субподрядчик.

Для каждого из вида взаимоотношений требуется проходить отдельную проверку, для этого в карточку контрагента был выведен результат проверки службой безопасности. Если проверка имеет неотрицательный результат, тогда контрагент становится доступным для создания документов по данному типу взаимоотношений. Дополнительно были доработаны виды документов: в каждом виде внутреннего документа указано, к какому виду взаимоотношений он относится. При попытке пользователя выбрать документ с неверным видом, документ не записывается и выдает предупреждение о расхождениях в видах взаимоотношений документа и контрагента.

c) Реализована проверка на повторное рассмотрение контрагентов службой безопасности – отправка возможна только по другому виду взаимоотношений организации и контрагента (например, был клиентом, стал поставщиком)

3. Для корректной выгрузки договорного документа и контрагента в SAP:

a) Доработан функционал проверки обязательных для заполнения реквизитов, настроен мэппинг

b) Разработан функционал автоматической выгрузки договорного документа и контрагента в SAP после завершения процесса обработки документа (завершения последней задачи на юридический отдел по проверке скана документа).

При этом, если договорный документ был подписан через ЭДО, то задача на юридический отдел по проверке наличия сканов подписанного документа автоматически закрывается по правилам эскалации, когда в 1С:Документооборот будет загружен файл, подписанный через ЭДО обеими сторонами договорного документа.