«1С:Документооборот» 3.0: индексы нумерации и нумерация документов

Основные аспекты нумерации в системе «1С:Документооборот»

В продукте «1С:Документооборот» можно настроить автоматическую нумерацию документов при регистрации, а также временную нумерацию при создании документа.

Для каждого вида документа имеется возможность настроить свою индивидуальную нумерацию. Можно воспользоваться различными шаблонами нумерации с помощью формул. В шаблонах нумерации применяются индексы, которые дают дополнительную возможность для уникальной идентификации документов. Также можно использовать независимую нумерацию: по разным разрезам, по виду документа, организации, связанному документу и так далее.

Основные аспекты настройки нумерации в системе 1С представлены на рисунке.

Для примера рассмотрим настройку нумерации в системе с соблюдением следующих условий:

● договоры до регистрации должны нумероваться по определенной структуре;
● при регистрации их регистрационный номер должен меняться;
● для дополнительных соглашений наш нумератор при регистрации тоже должен быть задан по шаблону.

Настройка индексов нумерации документов в 1С

Перед тем, как приступить к настройке, необходимо указать индексы нумерации, которые будут использоваться в нашем шаблоне нумератора.

Индекс нумерации удобно настраивать через справочник «Индексы нумерации» в разделе «НСИ».

Сначала укажем наши индексы нумерации. Также их можно указать и в карточке соответствующего объекта, например, в самом виде документа, организации, подразделения и так далее.

В данном примере будем настраивать их через справочник.

Итак, создаём наши индексы нумерации. Нам нужен по заданию индекс вида документа. Выбираем наш договор закупки и указываем ему индекс «ДЗ».

Затем создаем аналогичную настройку для договора купли-продажи «ДКП» и для дополнительного соглашения. А также указываем наши индексы нумерации для организации

Настройка нумератора для регистрационных номеров в 1С:Документооборот

В настройке вида документа на вкладке «Нумерация» в системе уже имеются предопределенные нумераторы, которые используются по умолчанию.

Но, учитывая условия выполняемой задачи, мы создадим свой нумератор. Для этого сначала удаляем предопределенный элемент и создаём наш нумератор. Заполняем обязательные поля «Наименование» и «Периодичность».

Создаем основной нумератор, который будет присваиваться при регистрации, и называем его «Договор». Указываем, что он не периодический, оставляем для регистрационных номеров.

Далее на вкладке «Формат номера» с помощью служебных полей в правом окошке вводим нашу формулу нумератора. Наш индекс организации: тире, номер в системе, слеш и буква «Д».

Формат регистрационного номера может включать различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, разделители (например, тире, косая черта и буквы). Разделитель можно добавлять и в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле. Он будет добавлен к номеру только в том случае, если данное служебное поле подставляется по регистрации.

Например, если мы немного изменим формулу и укажем тире внутри квадратных скобок, то оно будет подставляться в номер только в том случае, если в списке индекса нумерации указан индекс соответствующей организации.

После этого привяжем наш нумератор к одному или нескольким видами документов на вкладке «Действует для». В данном примере мы создаем нумератор из вида документа, поэтому вкладка заполнится автоматически.

Затем переходим на вкладку «Независимая нумерация». Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию по разным разрезам. По умолчанию у нас ведется независимая нумерация по организации.

Добавим нашу настройку и перейдем к выполнению следующего условия нашего примера.

Настройка нумератора для временных номеров

Согласно одному из условий решаемой задачи, наши договоры должны нумероваться сразу при создании, то есть до регистрации. В этом нам поможет настройка временной нумерации.

Временный номер формируется также с помощью нумератора, но при настройке необходимо включить использование временных номеров.

Для этого добавим ещё одну настройку нумератора: укажем «Автоматически» и создадим.

Обозначим наименование «Временная нумерация для договоров». Оставим периодичность «Год», а в назначении укажем, что это для временных номеров. Подставим нашу формулу. На вкладке «Независимая нумерация» оставим независимую нумерацию по организации и виду документа.

Мы создали наш нумератор, но в списке он не отображается. Что можно сделать в этом случае?

Справочник «Нумераторы» в 1С:Документооборот 3.0

В справочнике нумератора, который находится в разделе «НСИ» нумераторы, наша настройка создалась.

Чтобы добавить её для договора, зайдем в нее. Автоматически она не заполнилась. Поэтому можно указать вручную, что временная нумерация у нас действует для договора закупки и для договора купли-продажи.

После этого у нас видно две настройки нумерации: одна – временная, а вторая – нумерация по регистрации.

Настройка нумератора с номером связанного документа

Настроим нумерацию для нашего дополнительного соглашения по второму условию.

Для этого удаляем или заменяем настройку, создаем нумератор, называем его «Дополнительное соглашение», периодичность – «Непериодический», назначение – «Для регистрационных номеров», и задаем формат номера.

Для формирования номера документа, с учетом номера связанного документа, используется служебное поле «Номер связанного документа».

Поэтому нужно указать необходимый тип связи для ссылки на связанный документ, а также настроить независимую нумерацию по связанному документу.

Создадим свой тип связи для документов вида «Дополнительное соглашение» и «Договор».

На вкладке «Независимая нумерация» добавляем «По связанному документу». Тип связи подставляется автоматически и указываем «Дополнительное соглашение».

Проверка настроек нумерации договора в 1С

Проверим настройки нашего договора.

Обратите внимание на то, что при настройке временной нумерации для отображения реквизита «Временный номер» у документа «Договор закупки» или любого иного вида документа, нужно обязательно отметить галочкой поле «Использовать временные номера».

Итак, создадим договор закупки. При записи документа система автоматически присвоила ему временный номер согласно шаблону, который мы настроили.

Если попробуем зарегистрировать наш документ, система уже присваивает ему тот регистрационный номер, который мы настроили для регистрационных номеров.

Теперь проверим регистрацию нашего дополнительного соглашения.

Для этого создадим дополнительное соглашение к договору. Укажем его срок действия. При записи дополнительного соглашения система предложит установить связь с основным договором.

Ранее мы создали свой тип связи «Дополнительное соглашение к договору». Установим эту связь. Система связала наши дополнительное соглашение и договор закупки.

Запишем временную нумерацию для нашего дополнительного соглашения. Для этого нажимаем кнопку «Зарегистрировать». Наша формула содержала индекс организации, то есть «Марс» и номер договора, то есть его регистрационный номер. Наш договор имеет регистрационный номер «Марс-1Д», и соответственно порядковый номер нашего дополнительного соглашения.