Организация учета в системе 1С: подводные камни в автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация управленческого и бухгалтерского учета это объективная необходимость любой компании. При всей кажущейся простоте организации учета в системе 1С у заказчика могут возникнуть проблемы, о которых лучше знать заранее, чтобы избежать их совсем или решить с минимальными потерями. В этой статье будем искать подводные камни, встречающиеся при автоматизации бизнес-процессов на базе программы 1С.

Все этапы организации учета в системе 1С тесно взаимосвязаны. Поэтому недочеты в каждом из них могут негативно сказаться на конечном результате.

Почему этап подготовки к внедрению программных решений в организации имеет ключевую роль

Для того, чтобы начать автоматизацию учета бизнес-процессов компании, необходимо выбрать нужную программу и IT компанию, которая займется внедрением. И уже на этом этапе могут возникнуть определенные трудности.

Критерии выбора программы могут сильно отличаться, они зависят от потребностей бизнеса. Например, одним организациям достаточно только выписывать счета, вести учет доходов и формировать декларацию, а другим необходим более детальный учет, возможность рассчитывать зарплату сотрудников, формировать и отправлять регламентированную и корпоративную отчетность. Третьим нужна комплексная система управления предприятием (ERP), объединяющая в себе множество процессов (производство, кадры, финансы, склад, логистика и т.п).

Самая распространенная ошибка организаций состоит в том, что они пытаются сами выбрать себе подходящую конфигурацию программы. Платформа 1С содержит в своем арсенале огромный выбор программ, позволяющих автоматизировать любой бизнес и выстроить единую IT-инфраструктуру разных масштабов. Чтобы не запутаться в выборе конфигурации и получить достоверные сведения о всех функциональных возможностях 1С, лучше обратиться к эксперту.

Но даже правильный выбор не гарантирует успех, потому что типовые конфигурации программ приемлемы не для всех организаций. Они могут идеально подойти вновь созданным компаниям, у которых имеется возможность выстроить свой учет так, как он реализован в программе.

Отдельные компании пытаются адаптировать свою систему учета под стандартную версию программы, но некоторые из них сталкиваются с трудностями. Они нарушают свои бизнес-процессы при внедрении неудобных и неподходящих технологий, а переход на новую модель работы может сломать сложившийся порядок. Это приводит к замедлению работы, увеличению затрат на производство или нарушению логической цепочки работы.

Встречаются ситуации, когда используется лишь малая часть возможностей программы. А если не все рабочие процессы удалось автоматизировать в полной мере, то ожидаемого эффекта оптимизации после приобретения программы не произойдет.

Чтобы исключить перечисленные ошибки, необходимо обратиться к экспертам, в роли которых могут выступить IT компании, занимающиеся внедрением 1С.

Подойти к выбору IT компании для автоматизации учета с помощью внедрения программных продуктов 1С, нужно максимально ответственно.

Профессиональность и надежность IT компании определяется по нескольким критериям:

● Если компания находится на рынке IT услуг долгий период времени, значит можно говорить о ее стабильности и большом опыте работы.
● Наличие сертифицированных специалистов 1С свидетельствует о высоком качестве предоставляемых услуг, так как компания следит за профессиональным развитием работников.
● Информация о реализованных проектах компании и отзывы клиентов дают представление о масштабе и качестве выполненных работ.

Пройдя этап выбора IT компании и определившись с нужной конфигурацией программы 1С, наступает этап внедрения программного продукта.

На что стоит обращать внимание на этапе внедрения программы 1С

Внедрение программы – это самый сложный процесс в решении задач автоматизации, он включает в себя не только ее настройку, но и адаптацию под требования конкретного заказчика. Гибкость решений 1С позволяет это сделать. От успешного внедрения зависит эффективность работы программы в будущем.
Можно условно выделить семь этапов проектной разработки по внедрению программных продуктов 1С:

1 этап: Анализ запроса и выбор команды.На данном этапе важно провести анализ запроса заказчика и подробно обсудить детали внедрения, чтобы понять как именно будет реализовываться автоматизация, подготовиться к предпроектному обследованию и сформировать команду на проект.

2 этап: Предварительная оценка и анализ требований. На этом этапе собираются основные сведения о текущей ситуации у заказчика, анализируются его требования к предстоящему проекту. Полученная информация структурируется, определяются сроки, фазы и этапы всего проекта, а также его бюджет. В результате заказчик получает план проекта разработки и договор.

3 этап: Согласование и подписание договора.

4 этап: Предпроектное обследование, моделирование процессов.

В ходе предпроектного обследования собирается информация о целях и границах проекта, структуре организации, существующих потоках данных между подразделениями и системами, рабочих процессах в организации и их недостатках, изучаются текущие учетные системы, осуществляется интервьюирование ключевых пользователей будущей системы.

Собранная информация используется для моделирования процессов автоматизации.

Моделирование при внедрении проекта 1С заключается в наложении реальных процессов организации на имеющиеся механизмы отражения подобных бизнес-процессов в типовой конфигурации от 1С и фиксации функциональных разрывов – различий, для устранения которых потребуются доработки.

Моделирование процессов включает:

● определение программных продуктов 1С, которые нужно внедрить для реализации процессов,
● формирование списка документов, которые будут создаваться в системе,
● формирование требований к подготовке отчетности,
● утверждение состава требуемых аналитических разрезов,
● проработку решений по способам автоматизации с подготовкой прототипа системы,
● проведение демонстраций практической реализации различных процессов и настроек в демо-базе на примерах, соответствующих специфике бизнес-процессов заказчика.

На этом этапе происходит активное взаимодействие разработчиков проекта с сотрудниками заказчика, которые вовлекаются в работу. Также производится обучение ключевых сотрудников и экспертов заказчика.

Заказчик выполняет уточнение и актуализацию учетных политик регламентированного и управленческого учета, действующих регламентов и процессов управления. Состав регламентов определяется внедряемыми подсистемами.

Моделирование внедрения проекта системы 1С ведётся блоками, которые подразумевают тесную взаимосвязь: сначала – создание модели, потом ее демонстрацию, и в завершении – корректировку модели.

5 этап: Выполнение проекта, тестирование, статус встречи.

На данном этапе осуществляется реализация проектных решений на основе требований, сформированных ранее.
Проектные решения описываются в технических заданиях.

В ходе проведения статус встреч обсуждается полная картина положения дел на проекте, выявляются отклонения важных параметров, принимаются оперативные решения.

После реализуемых в информационной системе доработок проводится тестирование информационной системы.

В результате заказчик получает задокументированные и утвержденные им результаты тестирования и актуализированную документацию.

6 этап: Переход в промышленную эксплуатацию, сопровождение проекта.

На данном этапе выполняется переход проекта в эксплуатацию заказчика. Производится настройка системы для отражения учета всех включенных в проект бизнес-процессов, а также настройка прав и ролей пользователей. Осуществляется перенос данных из ранее использовавшихся систем, их выверка и корректировка, а также интеграция со смежными системам. Проводится развертывание программы на рабочих местах пользователей.

Эксплуатация внедренной программы происходит при ее полной поддержке и сопровождении со стороны исполнителя работ.

7 этап: Завершение проекта, приемка работ, завершение гарантийного периода.

На завершающем этапе проекта заказчик принимает работы.

В течение гарантийного периода осуществляется устранение замечаний, консультационная помощь при работе с системой, дополнительное обучение пользователей в процессе их работы в реальных условиях.

Зная все этапы и процедуры внедрения программных продуктов 1С, можно подготовиться к этому процессу заранее, чтобы избежать распространенных ошибок, учитывая следующее:

● Для успешной организации управленческого учета перед внедрением программного продукта должна быть проведена тщательная диагностика компании и определен комплексный перечень задач автоматизации.

● Сроки реализации проекта напрямую зависят от качества предоставляемых клиентом данных: полнота и достоверность информации, а также в каком формате она предоставлена, влияет на сокращение или увеличение сроков внедрения программы.

● Внедрение программных решений это дорогостоящий процесс. Поэтому можно реализовать план поэтапной реализации проекта с документированием результатов каждого выполненного этапа. Такое решение позволяет организации-заказчику лучше управлять своим бюджетом, сократить риски и снизить нагрузку на бюджет.

● При реализации проектной разработки необходимо настроить обратную двухстороннюю связь заказчика и разработчика. Причем со стороны заказчика приветствуется вовлеченность в проект не только руководящего звена компании, но и менеджеров, отвечающих за направления основных участков работы.

● Помните, что проще и выгоднее исправить некорректную работу программы на этапе разработки. Исправление неточностей, выявленных уже в процессе работы программы, может потребовать больших финансовых и временных затрат.

● В программе 1С предусмотрены частые обновления (при актуализации модификаций, изменении законодательства, расширении функциональности и др.). При этом, обновить типовую конфигурацию достаточно просто, выполняя в точности все инструкции. А вот если в программу вносились доработки, то лучше обратиться к специалистам. В случае неправильного обновления можно потерять свою базу, доработки и понести финансовые убытки на восстановление работоспособности системы. Кроме того, существует риск возникновения ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности. В такой ситуации для организации наиболее выгодно иметь договор по сопровождению программы 1С с IT компанией, которая занималась ее внедрением.