Разработка форм пояснений к бухгалтерскому балансу

Ситуация

К нам обратилось машиностроительное предприятие. Данное предприятие реализует полный жизненный цикл изделий: от разработки до послегарантийного обслуживания.

На момент обращения в организации использовались собственные формы для расшифровки бухгалтерской отчетности с алгоритмами их заполнения, которые отличались от типовой поставки 1С.  Поэтому для оптимизации работы сотрудников при формировании выборок данных из бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах, возникла необходимость в доработке имеющейся у предприятия конфигурации программы 1С, чтобы получать аналитические формы, заполненные в необходимых заказчику комбинациях.

Заказчиком обозначил перед нами следующие задачи:

* Провести анализ имеющихся в конфигурации доработок и порядка учета по ним:
- оценить достаточность аналитических данных;
- определить и предложить варианты по их дополнению с целью реализации полноты заполнения форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах деятельности предприятия.

* Сформулировать и описать  порядок и алгоритм выборки данных для заполнения форм пояснений в программе 1С по представленным заказчиком формам.

* Проанализировать существующие решения по формированию этих отчетных форм с целью минимизации затрат заказчика.

* Сопоставить вариант реализации заполнения формы бухгалтерского баланса (выполнялся другой организацией) с предлагаемым заполнением форм пояснений  в 1С на предмет сходимости алгоритмов;

* Поставить задачу разработчикам на основании утвержденных описаний (разработчики другой организации).

* Протестировать и принять выполненные доработки.

* Разработать и предложить пакет дополнительных проверок для контроля корректности данных в системе, используемых при построении форм пояснений.

* Учесть требования по удобству и интерфейсу для пользователей.

Этапы работ по реализации поставленных задач

На первом этапе работ мы провели анализ имеющихся решений, результатов первичного обследования и требований к заполнению форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Было установлено:

- типовой вариант заполнения форм не обеспечивал достаточной полноты раскрытия данных;
- часть данных, требуемых для вывода в формы, не являлась объектами типовой поставки конфигурации 1С:ERP (2.5.7), что не позволяло изменить алгоритмы заполнения форм никаким другим образом, кроме программного. 

Результатом окончания первого этапа работ стал подготовленный пакет из семи документов «Требования к отчету» (по одному на каждую форму пояснений). Кроме того, был предложен вариант реализации поставленных задач, согласованный с архитектором внедрения. 

В рамках второго этапа работ были доработаны алгоритмы заполнения семи форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.Новые алгоритмы включали разные аспекты заполнения форм: изменение и/или расширение состава показателей для расшифровки, изменение перечня счетов и формул расчета как для нескольких граф, так и для целых таблиц и другие.

В процессе разработки мы столкнулись с проблемами выборки данных в нужных аналитических разрезах, так как имеющиеся решения не позволяли достичь прозрачности в их получении. Например, у заказчика была необходимость расшифровки информации по взаиморасчетам в своей определенной комбинации с необходимым перечнем аналитических данных. Она была реализована путем нетиповой доработки и создания дополнительного регистра. При этом, ряд сопутствующей информации по НДС и резервам по сомнительным долгам в нужной заказчику форме не велся, а мог быть получен только при условии настройки сложных алгоритмов выборки, что существенно увеличивало риски возникновения ошибки. 

В результате нами было предложено масштабировать существующее решение и расширить перечень счетов для ведения уточненного учета. Это решение упростило алгоритмы отбора данных и позволило получать полную информацию в нужных комбинациях данных путем настройки отчета, а также понимание о том, как сложились те или иные суммы

Также в ходе разработки была предусмотрена возможность для пользователей вводить и сохранять данные из отчетности за предыдущие периоды, учет по которым велся в другой системе. Данная информация выводится при построении отчетных форм за текущий период.
В результате пользователь может сразу получить заполненный отчет, без внесения ручных исправлений в формы. Кроме того, в случае перезаполнения отчета, нет необходимости в повторных вводах данной информации и дополнительного обращения к формам отчетности за прошлые годы, находящимся в другой системе

В рамках решения задач был составлен перечень проверок данных на корректность и соответствие данным регламентированного учета. Часть из них была включена в регламентную операцию закрытия месяца, что позволило обнаруживать и исправлять ошибки сразу в периоде их возникновения. А другая часть, которая относилась к корректности заполнения справочников и контрольных сумм по формам пояснений, была включена отдельным листом вместе с формами бухгалтерской отчетности и выполняется при заполнении форм.

Таким образом, были реализованы все требования заказчика по заполнению форм пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.