Организация учета рабочего времени в 1С: блажь или необходимость?

В чем заключается важность автоматизации учета рабочего времени сотрудников

Точное ведение учета рабочих часов является не только мерой для расчета заработной платы, но и одним из основных элементов анализа эффективности бизнеса.

Учет рабочего времени позволяет:

● отслеживать выполнение рабочих обязанностей сотрудниками,
● анализировать загрузку персонала,
● оптимизировать рабочие процессы,
● обеспечивать соблюдение трудового законодательства.

К основным преимуществам автоматизации учета рабочего времени можно отнести:

1. Точность данных. Автоматизированные системы уменьшают вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручном ведении учета рабочего времени. Точные данные важны для соответствия законодательным требованиям и для точного расчета заработной платы.

2. Повышение продуктивности. Системы автоматизации позволяют сотрудникам фокусироваться на их основной работе, вместо затрат времени на бумажную работу и административные задачи. Это приводит к более эффективному использованию рабочего времени и повышению общей продуктивности.

3. Соблюдение нормативов. Автоматизация помогает гарантировать, что все трудовые нормы и регуляции соблюдаются надлежащим образом, минимизируя риск юридических нарушений и возможных штрафов.

4. Гибкость и масштабируемость. Автоматизированные системы могут быть легко адаптированы под изменяющиеся бизнес-процессы и могут масштабироваться в зависимости от роста компании.

5. Улучшенный анализ данных и отчетность. С автоматизированной системой данные легко агрегировать и анализировать, облегчая процесс принятия решений и улучшения бизнес-процессов на основе точной отчетности о рабочем времени сотрудников.

Эти факторы играют важную роль в повышении эффективности управления временными ресурсами компании и общего операционного управления.

Программные продукты 1С для ведения учёта рабочего времени, их основные особенности

Учет рабочего времени сотрудников может вестись в разных программных продуктах компании 1С. Вот некоторые из наиболее популярных решений:

1. 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) – одно из самых популярных решений для учета времени, расчета заработной платы и кадрового учета.

Эта программа разработана на кросс-платформе 1С:Предприятие. Для фиксации времени выработки используются два метода:

● метод явок, когда учитываются все отработанные часы, а также время отсутствия на рабочих местах;
● метод неявок, при котором табели составляются на основании документов отклонений (больничные листы, отчеты о простоях, графики отпусков и прочие).

При этом, применяются три варианта вида учета рабочего времени:

● Вариант «Поденный/по дням» применяется, если продолжительность рабочего дня или смены не изменяются. В табелях фиксируются все выходы на работу. Законодательно ограничено максимальное количество рабочих часов для отдельных групп работников: несовершеннолетних, инвалидов, других категорий.

● Вариант «Еженедельный» подходит для организаций с «плавающей» длительностью смен. Стандартная продолжительность работы за неделю составляет 40 часов.

● Вариант «Суммированный», когда недоработки и переработки складываются. Этот вид учета подходит для сотрудников, работающих по графику сутки/двое, сутки/трое. Вид «Суммированный» предполагает компенсацию недоработок переработками до получения необходимого количества.

Для корректной фиксации данных в табелях учета рабочего времени в 1С:ЗУП производится настройка производственного календаря. Пользователь может выбрать актуальные календари, способы заполнения. Отмечается использование праздничных, нерабочих дней. Затем заполняются расписания, виды рабочего времени, нормативная продолжительность рабочей недели. После заполнения всех данных программа выводит на дисплей готовый график.

Полученную готовую форму табеля учета рабочего времени можно сохранить и распечатать. Также имеется возможность вносить в него изменения путем ввода документов-отклонений: больничные, отпускные. В соответствии с табелями учета рабочего времени производится начисление заработной платы и взносов в фонды.

2. 1С:Комплексная автоматизация – позволяет автоматизировать работу с персоналом и учет рабочего времени, включая суммированный учет и гибкие графики.

1С:Комплексная автоматизация обеспечивает высокую степень гибкости при составлении графиков работы, что позволяет полностью удовлетворять различные потребности бизнеса в учете рабочего времени. Основные возможности включают:

● График работы с почасовой оплатой: позволяет сотрудникам работать фиксированное количество часов в день и получать оплату за фактически отработанное время.

● Сменный график: идеально подходит для предприятий, работающих круглосуточно или в несколько смен. Можно настраивать различные смены и распределять их между сотрудниками в соответствии с потребностями бизнеса.

● График работы с гибкими часами: дает сотрудникам возможность начинать и заканчивать рабочий день в различное время, в зависимости от их личных предпочтений или бизнес-нужд.

● Суммированный учет рабочего времени: позволяет учитывать количество отработанных часов за определенный период, что наделяет менеджмент гибкостью в планировании рабочего времени.

● График с ненормированным рабочим днем: особенно актуален для сотрудников, занимающих руководящие позиции или выполняющих работу, требующую повышенной интеллектуальной или творческой активности, где важен результат, а не конкретные часы работы.

Эти функции обеспечивают необходимую гибкость для создания оптимального рабочего расписания, соответствующего как потребностям организации, так и предпочтениям ее сотрудников.

3. 1С:Управление нашей фирмой – подходит для малого бизнеса и также предоставляет инструменты для учета рабочего времени.

Использование данной программы при учете рабочего времени дает возможность автоматизировать процесс и эффективно планировать график работы. Также система позволяет анализировать расходы времени на разные проекты, помогая руководителям оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность компании.

Учет времени работы осуществляется через активацию раздела «Управление персоналом». Чтобы запланировать время работы персонала, потребуется заполнить форму «Планирование времени сотрудника». Для этого нужно ввести в систему наименование должностей и их количество в смене, чтобы иметь возможность приступить к планированию времени работы и внесению в ПО цифр реальной отработки.

Для отражения рабочего времени ведется «Ежедневный отчет», в котором отмечается рабочая смена и дата отчета. В подразделе «Отработанное время» заполняются данные о персонале, а также указывается время начала и завершения работы.

При этом, в документе «Учет времени» указывается основание для учета часов работы и время, затраченное на выполнение задач.

Для анализа отработанного времени используется специальный отчет, который отображает запланированное и реальное количество проработанных часов за определенный срок. Также можно использовать отчет «План факт по рабочему времени», наглядно показывающий запланированные и фактические цифры, а также отклонение от них.

4. 1С:Управление торговлей. Учет рабочего времени осуществляется путем ведения журнала учета рабочего времени, куда вносятся все данные о рабочих часах сотрудников.

Для этого, как правило, используются следующие функции:

● регистрация приходов и уходов сотрудников, что позволяет фиксировать фактически отработанное время;
● автоматический расчет отработанных часов на основании зарегистрированных данных;
● учет отпусков, больничных и командировок сотрудников, что включает в себя планирование и фиксацию данных отсутствия на рабочем месяце;
● формирование отчетов для анализа рабочего времени по отделам, сотрудникам или в целом по компании.

Каждый из этих продуктов обладает различными возможностями для настройки учета времени в зависимости от размера предприятия и специфики его деятельности.

Плюсы использования программ 1С для автоматизации учёта рабочего времени

Программные продукты 1С предлагают решения, которые обеспечивают надежность, универсальность и простоту использования при ведении учета рабочего времени. Отличительной чертой программ 1С является их гибкость и возможность настройки под конкретные задачи и размеры предприятия.

Для организации учета рабочего времени в программе 1С используются несколько основных инструментов и методов:

● Табели учета рабочего времени. 1С позволяет вести табели учета рабочего времени сотрудников, где фиксируются фактически отработанные часы, а также все виды неявок (отпуска, больничные, командировки и т.п.).

● Регистрация приходов и уходов. В системе можно настроить регистрацию времени прихода и ухода сотрудников, что позволяет автоматически контролировать и учитывать рабочее время.

● Графики работы. 1С предоставляет возможность создавать различные графики работы для разных категорий персонала, учитывая сменность, гибкий график и другие особенности работы организации.

● Автоматический расчет. На основе данных табеля учета и графиков работы система автоматически рассчитывает такие показатели, как количество отработанных часов, переработки, недоработки и прочее.

● Интеграция с системами контроля доступа. Программное обеспечение 1С может быть интегрировано с системами контроля доступа и учета рабочего времени, что позволяет автоматически собирать данные о времени прихода и ухода сотрудников.

● Отчетность. Создание отчетов по рабочему времени для анализа и предоставления информации руководству, включая отчеты по времени, оценке эффективности работы персонала и прочее.

● Кадровый учет. Ведение подробного кадрового учета, включая личные дела сотрудников, их квалификацию, историю трудовой деятельности, что позволяет управлять рабочим временем в контексте квалификации и должностных обязанностей.

Эти инструменты дают полный контроль над учетом рабочего времени и позволяют автоматизировать расчет заработной платы, а также управление персоналом в целом.